Wie richte ich automatische Übergänge ein?
Mit automatischen Übergängen können Sie Aktionen mit einer Reservierung verknüpfen, ohne dass ein Eingreifen des Administrators erforderlich ist. Denken Sie an das Versenden standardisierter E-Mails oder das Ändern des Status einer Reservierung. Diese Seite erläutert das Einrichten und Ändern dieser automatischen Übergänge.
Wo finden Sie die automatischen Übergänge?
Für jedes Produkt können die automatischen Übergänge separat eingestellt werden. Über Konfiguration - Objekte - Produkte verwalten können Sie für das betreffende Produkt auf die Schaltfläche Workflow klicken. Das Dashboard öffnet sich und der Block Automatische Übergänge wird sichtbar.
Beispiel
Die Funktionsweise dieser Funktionalität erläutern wir anhand der folgenden drei Beispiele.
Beispiel 1: Reservierung ist bezahlt
Der Status ändert sich automatisch von 20 Offen zu 30 Offen, bezahlt, wenn der Kunde bezahlt hat.
| Einstellungen automatischer Übergang | |
|---|---|
| Beschreibung | 20 - 30 Bezahlt |
| Gültig für | Standard ist übergeordnet und untergeordnet. Passen Sie dies an, damit der Übergang nur für Hauptbuchungen (übergeordnet) oder Unterbuchungen (untergeordnet) gilt |
| Status# | 20 Offen |
| Zeit | 0 Tage 0 Minuten nach dem untenstehenden Ereignis |
| Ereignis | Reservierung, die bezahlt ist |
| Aktion | Übergang ändern |
| Neuer Status | 30 Offen, bezahlt |
Beispiel 2: Erinnerung, Reservierung noch nicht bezahlt
Wenn 7 Tage nach dem Anlegen der Reservierung noch keine Zahlung erfolgt ist, ändert sich der Status von 20 Offen zu 21 Offen, Erinnerung.
| Einstellungen automatischer Übergang | |
|---|---|
| Beschreibung | 20 - 21 Erinnerung |
| Gültig für | Standard ist übergeordnet und untergeordnet. Passen Sie dies an, damit der Übergang nur für Hauptbuchungen (übergeordnet) oder Unterbuchungen (untergeordnet) gilt |
| Status# | 20 Offen |
| Zeit | 7 Tage 0 Minuten nach dem untenstehenden Ereignis |
| Ereignis | Datum/Uhrzeit, an dem die Reservierung erstellt wurde |
| Aktion | Übergang ändern |
| Neuer Status | 21 Offen, Erinnerung |
Beispiel 3: Ablehnung der Reservierung
Zwei Tage nach der Erinnerung und immer noch keine Zahlung: Der Status ändert sich von 21 Offen, Erinnerung zu 80 Abgelehnt.
| Einstellungen automatischer Übergang | |
|---|---|
| Beschreibung | 21 - 80 Ablehnung |
| Gültig für | Standard ist übergeordnet und untergeordnet. Passen Sie dies an, damit der Übergang nur für Hauptbuchungen (übergeordnet) oder Unterbuchungen (untergeordnet) gilt |
| Status# | 21 Offen, Erinnerung |
| Zeit | 2 Tage 0 Minuten nach dem untenstehenden Ereignis |
| Ereignis | Letzter Statusübergang der Reservierung |
| Aktion | Übergang ändern |
| Neuer Status | 80 Abgelehnt |
Einen automatischen Übergang erstellen
Klicken Sie auf das + im Block Automatische Übergänge, um eine neue Zeile hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Popup mit Einstellungen. Füllen Sie diese wie in den Beispielen aus.
Einen automatischen Übergang bearbeiten
Klicken Sie auf das Stiftsymbol bei der gewünschten Zeile, um die Einstellungen zu ändern.
Einen automatischen Übergang löschen
Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol bei der betreffenden Zeile, um diese endgültig zu löschen.
Kopieren von automatischen Übergängen
Klicken Sie auf Bestandteile kopieren, um Übergänge von einem Produkt auf ein anderes zu kopieren. Wählen Sie anschließend das Zielprodukt und die Option Hinzufügen oder Ersetzen.
Statusübergänge bei Eltern-Kind-Buchungen
Bei Buchungen mit einer Struktur (Eltern und Kinder) gilt eine feste Regel: Durchläuft die Elternbuchung einen Statusübergang, ändern sich auch alle Kinder, die in dem Moment denselben Status hatten. Ein Kind mit abweichendem Status bleibt unberührt und geht ab dann seinen eigenen Weg; ein Übergang, der am Kind selbst ausgeführt wird, berührt die Elternbuchung nie. Beispiel: Eltern und Kind haben beide Status 20 und die Elternbuchung geht auf 30 — dann gehen beide auf 30. Hat das Kind Status 21, geht nur die Elternbuchung auf 30.
In den Blöcken E-Mail-Statusübergänge, SMS-Statusübergänge und automatische Statusübergänge auf dem Workflow-Dashboard des Objekts oder Arrangements lässt sich pro Regel festlegen, ob sie für die Eltern- und/oder die Kindbuchung gilt. So versendest du bei einem wiederkehrenden Muster zum Beispiel den Vertrag und die Zahlungen auf Elternebene, die Erinnerung einen Tag vorher aber pro Kindbuchung.
Reihenfolge bei Zahlungsplänen
Arbeitest du mit Zahlungsplänen, ist die Reihenfolge der automatischen Übergänge entscheidend. Verwende das Ereignis Buchung, die bezahlt wurde für die Prüfung auf vollständige Zahlung und Zahlungsplan: Plan, der bezahlt wurde für die Prüfung auf eine Teilzahlung. Lass die Prüfung auf vollständige Zahlung immer vor der Zahlungsplan-Prüfung ausführen. Das System durchläuft die Übergänge nach Reihenfolgenummer, die niedrigste zuerst, und nur die Übergänge, die auf den aktuellen Status der Buchung zutreffen. Gruppiere Übergänge mit demselben Ausgangsstatus; das hält die Übersicht klar.
Achtung beim Kopieren von automatischen Übergängen!
Wenn Sie beim Kopieren von Übergängen die Option Ersetzen auswählen, löschen Sie alle bestehenden Übergänge des Zielprodukts und fügen alle Übergänge des Quellprodukts zum Zielprodukt hinzu. Wählen Sie die Option Hinzufügen, dann bleiben die bestehenden Übergänge des Zielprodukts erhalten und alle Übergänge des Quellprodukts werden zum Zielprodukt hinzugefügt.
In beiden Fällen wird das System sofort prüfen, ob Aktionen ausgeführt werden müssen. Wenn Reservierungen mit einem bestimmten Status gefunden werden, für die ein neuer Übergang eingestellt wurde, wird die zugehörige Aktion ausgeführt. Auch dann, wenn dieselbe Aktion bereits im alten (ob gelöschten oder nicht) Ablauf ausgeführt wurde!
Das Vorstehende kann insbesondere dann zu Problemen bzw. unerwünschten Aktionen führen, wenn automatische Übergänge verwendet werden, bei denen als Aktion Sende eine E-Mail oder Sende eine SMS eingestellt ist. Es ist daher ratsam, die Kopiermöglichkeit nicht zu nutzen, wenn das Zielprodukt ein Produkt ist, für das bereits Reservierungen erstellt wurden, und wenn Übergangsaktionen verwendet werden, die keine Statusänderung als Ergebnis haben.
Verwenden Sie vorzugsweise eine Statusänderung als automatischen Übergang
In einem guten Ablauf können Sie jederzeit aus dem Status einer Reservierung ableiten, welche Aktionen stattgefunden haben (zum Beispiel: Status 30 - Bezahlt oder Status 25 - Zahlungserinnerung). Indem Sie ausschließlich automatische Übergänge verwenden, die als Aktion Übergang ändern (also: den Status ändern) haben, sorgen Sie für einen sicheren und erkennbaren Ablauf. Natürlich bedeutet dies etwas mehr Arbeit beim Einstellen der Produkte, denn Sie müssen alle zu versendenden E-Mails und/oder SMS auf Basis von Statusübergängen in den Blöcken E-Mail Status und SMS Status einstellen. Aber dieser Mehraufwand sorgt unter anderem dafür, dass Sie ohne Probleme Übergänge ändern, löschen oder hinzufügen und somit auch ohne Probleme die oben genannte Kopiermöglichkeit nutzen können.
Einer der möglichen automatischen Übergänge ist eine Statusänderung. Lesen Sie in dieser Anleitung, was bei einer Statusänderung geschieht.
