Wie richte ich einen E-Mail-Workflow ein?
Auf dieser Seite wird erläutert, wie standardisierte E-Mails mit einem Statusübergang verknüpft werden können, sodass die betreffende E-Mail automatisch versendet wird, nachdem sich der Status einer Reservierung geändert hat.
In i-Reserve ist es möglich, standardisierte E-Mails (Vorlagen) zu versenden. Der Versand solcher E-Mails kann vollständig automatisiert werden. Dabei werden automatische Übergänge verwendet. Wenn sich der Status einer Reservierung ändert, kann ebenfalls eine E-Mail versendet werden. Dies wird im Block Email status eingestellt.
Wo finde ich den Block Email status?
Für jedes Produkt können die automatischen E-Mails separat eingestellt werden. Über Konfiguration > Objekte > Produkte verwalten können Sie für das betreffende Produkt auf die Schaltfläche Workflow klicken. Das Dashboard öffnet sich und der Block Email status wird sichtbar.
Im oberen Teil des Bildschirms kann der automatische Versand auf Aktiv oder Inaktiv gesetzt werden. Sind automatische E-Mails eingestellt, steht E-Mail actief jedoch auf inaktiv, so versendet das System keine E-Mails automatisch. Manueller Versand ist möglich, jedoch nur über die Schaltfläche Bewerk en verstuur.
Hinter E-Mail-Absenderadresse kann die E-Mail-Adresse angegeben werden, die als Absender einer automatisch versendeten E-Mail erscheint. Es kann sinnvoll sein, die eigene E-Mail-Adresse im Feld BCC anzugeben. Auf diese Weise kann der Administrator nachverfolgen, welche E-Mails vom System versendet werden. Diese Adresse wird in Kombination mit der Spalte Kopie an BCC verwendet, die dann auf Ja stehen muss.
Durch Klicken auf das runde +-Symbol im Blockmenü (dunkelgraue Zeile) ist es möglich, eine Zeile hinzuzufügen. Jede automatische E-Mail wird in einer eigenen Zeile dargestellt.
Einstellungen
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Statusübergang alt | Wählen Sie hier den Status aus, den die Reservierung vor dem Übergang hat. |
| Statusübergang neu | Wählen Sie hier den Status aus, den die Reservierung nach dem Übergang erhalten hat. |
| E-Mail an | Soll die E-Mail an den Kunden, die Teilnehmer oder beide versendet werden? |
| Kopie an BCC | Soll die E-Mail an die BCC-Adresse versendet werden? |
| Gültig für | Abhängig von der verwendeten Struktur kann eine Reservierung mehrere Reservierungsnummern haben. Diese Einstellung legt fest, ob die E-Mail an alle Reservierungen oder nur an das übergeordnete oder das untergeordnete Element versendet wird. |
| E-Mail angeben (optional) | Dieses Feld bietet die Möglichkeit, eine zusätzliche BCC-Adresse anzugeben. |
| Vorlage | Wählen Sie hier die Vorlage (E-Mail oder PDF) aus, die bei der oben genannten Statusänderung versendet werden soll. |
Beispiel
Eine Reservierung wird erstellt und geht in i-Reserve ein. Im System erhält eine neu eingegangene Reservierung standardmäßig den Status 10 – Neu. Wir möchten nun, dass die E-Mail booking_made automatisch an den Kunden versendet wird. Wir richten dies wie folgt ein:
Das Feld Statusübergang alt bleibt leer. Der Statusübergang neu wird 10 – Neu. An Kunde und Kopie an BCC werden auf Ja gesetzt. Wir wählen die Vorlage booking_made und klicken auf Speichern.
Eine automatische E-Mail bearbeiten
Wenn Sie sich im Block Email status auf eine Zeile stellen, erscheint in der Spalte Aktion ein Symbol mit einem Stift. Durch Klicken auf das Symbol öffnet sich das Popup-Fenster Übergang ändern. Nach dem Ändern der Einstellungen kann auf Speichern geklickt werden.
Eine automatische E-Mail löschen
Wenn Sie sich im Block Email status auf eine Zeile stellen, erscheint in der Spalte Aktion ein Symbol mit einem Papierkorb. Klicken Sie darauf, um die automatische E-Mail aus dem System zu löschen.
Wo kann ich die Vorlagen (E-Mails) anlegen und bearbeiten?
Die Vorlagen können über Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen angelegt oder bearbeitet werden. Der Kontext der Vorlage bestimmt, ob sie im Block Email status ausgewählt werden kann. So können nur Vorlagen mit dem Kontext Reservierung ausgewählt werden.
