Wie lege ich Lastschriften an?

Dieses Kapitel enthält Informationen über das Anlegen von Lastschriften und unter welchen Voraussetzungen dies getan werden kann.

Aus i-Reserve heraus kann eine Lastschrift angelegt werden. Eine Lastschrift ist das Gegenteil einer Zahlung. Im Falle einer Lastschrift ist es nicht der Kunde, der die Zahlung in Gang setzt, sondern es ist der Benutzer des Systems, der den Auftrag erteilt, Geld vom Konto des Kunden einzuziehen.

Eine Lastschrift anzulegen kann auf zwei verschiedene Weisen erfolgen. Die erste Weise ist für eine einzelne Rechnung zu verwenden, die zweite Weise ist für eine Sammelverarbeitung (Batch) gedacht.

Die erste Methode funktioniert wie folgt:

Um eine Lastschrift anzulegen, müssen die nachstehenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es gibt eine Reservierung oder Rechnung mit einem offenen Betrag;
• Es ist ein i-Reserve Zahlungsmodul aktiv und eingestellt;
• Es gibt ein Abonnement mit einem Zahlungsanbieter, der Lastschrift unterstützt, und dieses ist in i-Reserve eingestellt;
• Der verknüpfte Kunde hat eine gültige Bankkontonummer;
• Der Benutzer hat die Rechte, eine Lastschrift anlegen zu dürfen.

Wenn die richtigen Voraussetzungen erfüllt sind, erscheint im 'Aktionsblock' auf dem Reservierungs- oder Rechnungs-Dashboard die Möglichkeit, 'LASTSCHRIFT ANLEGEN' zu wählen. Im Pop-up-Bildschirm, der nun erscheint, sind mehrere Abschnitte zu finden. Der erste Abschnitt zeigt die Daten des Kunden an. Dieser Bildschirm gibt sofort Klarheit darüber, ob eine gültige Kontonummer bekannt ist. (Hinweis: gültig bedeutet nicht, dass geprüft wurde, ob die Kontonummer tatsächlich dem Kunden gehört. Sie ist nur technisch korrekt eingegeben.) Der zweite Abschnitt gibt die finanziellen Details der Rechnung beziehungsweise der Reservierung an. Der dritte Abschnitt besteht aus einer Tabellenansicht mit eventuellen Transaktionen dieses Kunden, die noch in Bearbeitung sind. (Da einige Tage zwischen der Auftragserteilung und der Ausführung liegen können, bleibt eine Transaktion während dieser Zeit in Bearbeitung.) Der letzte Abschnitt gibt die Möglichkeit, Daten anzupassen.

• Der Lastschriftbetrag. Es kann eventuell weniger oder mehr angegeben werden;
• Das Datum. Standardmäßig mit dem heutigen Tag vorausgefüllt oder mit einer Anzahl von Tagen in der Zukunft, falls dies bei der Zahlungsmethode eingestellt ist.
  Aber falls gewünscht kann ein anderes Datum angegeben werden;
• Eine Beschreibung;
• Die Zahlungsmethode. Wenn es mehrere gibt, kann hier eine ausgewählt werden.

Die Lastschrift wird anschließend in Gang gesetzt, indem Sie auf die Schaltfläche "Lastschriftauftrag anlegen" klicken. Sie erhalten, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, ein Pop-up mit der Meldung "Lastschrift angelegt". Dies kann überprüft werden, indem ein 'Zahlungen'-Block in das Dashboard aufgenommen wird.
Eine Lastschrift hat das Merkmal, dass sie während einiger Tage unsicher ist. Der Status wird im System automatisch aktualisiert. Aber selbst wenn die Lastschrift erfolgreich ausgeführt wurde, kann es sein, dass ein Kunde diese innerhalb einiger Tage storniert. Fragen Sie die Bank/den Zahlungsanbieter, innerhalb wie vieler Tage dies geschehen kann.

Die zweite Methode ist dazu gedacht, alle offenen Rechnungen auf einmal per Lastschrift zu verarbeiten. Das Anliefern einer solchen Sammelverarbeitung hat einige Einschränkungen;

• Das System bestimmt den Betrag. Dies ist normalerweise der offene Betrag. Es ist nicht möglich, davon abzuweichen. Wird ein abweichender Betrag gewünscht? Wählen Sie dann eine einzelne Lastschrift;
• Das System bestimmt die Beschreibung. Wird eine abweichende Beschreibung gewünscht? Wählen Sie dann eine einzelne Lastschrift wie oben beschrieben.

Um Methode zwei anzuwenden, wählen Sie das kleine Dreieck in der Registerkarte Rechnung und wählen 'Lastschriften anlegen'. Die folgenden Rechnungen werden nun angezeigt:

• Status endgültig haben;
• Und einen offenen Betrag;
• Und keinen Betrag in Bearbeitung;
• Und Zahlungsmethode Lastschrift haben.

Diese Definition lässt sich selbst in einen Filter mit folgendem Code umsetzen:

Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus, indem Sie das Kontrollkästchen vor der Rechnung ankreuzen. Oder wählen Sie alle Rechnungen aus, indem Sie das oberste Kontrollkästchen ankreuzen. Wählen Sie anschließend die Zahlungsmethode. In vielen Fällen wird dies nur eine sein. Dann ist diese bereits ausgewählt. Fahren Sie fort und wählen Sie 'BESTÄTIGEN'. Der Auftrag ist nun für das System bereitgestellt, die Verarbeitung kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
Nach dieser Verarbeitung ist es möglich, dass einige der angegebenen Rechnungen nicht in eine Lastschrift umgesetzt wurden. Doppelklicken Sie auf den Auftrag und Sie erhalten eine Meldung, warum die Lastschrift nicht durchgeführt wurde. Lösen Sie dieses Problem, falls möglich, und versuchen Sie es erneut. Anschließend wird die Lastschrift angelegt. Dies ist auf dem Dashboard einer Rechnung im Block 'Details der Rechnung' unter der Überschrift 'In Bearbeitung' und im Block 'Zahlungen' wiederzufinden.