Hoe maak ik incasso's aan?

Dit hoofdstuk bevat informatie over het aanmaken van incasso's en onder welke voorwaarden dit gedaan kan worden.

Vanuit i-Reserve kan een incasso worden aangemaakt. Een incasso is het omgekeerde als een betaling. In het geval van een incasso is het niet de klant die de betaling in gang zet, maar is het de gebruiker van het systeem die opdracht geeft geld van de rekening van de klant te halen.

Een incasso aanmaken kan op twee verschillende manieren gedaan worden. De eerste manier is te gebruiken voor een enkele factuur, de tweede manier is bedoeld voor een batch.

De eerste methode gaat als volgt in het werk:

Om een incasso aan te maken dient aan onderstaande voorwaarden te worden voldaan:

• Er is een reservering of factuur met een openstaand bedrag;
• Er is een i-Reserve betaalmodule actief en ingesteld;
• Er is een abonnement met een betaalprovider welke incasso ondersteunt, en deze is ingesteld in i-Reserve;
• De gekoppelde klant heeft een geldig bankrekeningnummer;
• De gebruiker heeft rechten om een incasso te mogen aanmaken.

Indien aan de juiste voorwaarden wordt voldaan verschijnt in het 'Actie blok' op het reserveringe of facturen dashboard de mogelijkheid om 'AANMAKEN INCASSO' te kiezen. In het pop-up scherm dat nu verschijnt zijn een aantal secties te vinden. De eerste sectie geeft de gegevens van de klant weer. Dit scherm geeft gelijk duidelijkheid of er een geldig rekening nummer bekend is. (Let op: geldig betekent niet dat er gecontroleerd is of het rekeningnummer daadwerkelijk van de klant is. Het is alleen technisch juist ingevoerd.) De tweede sectie geeft de financiële details aan van het de factuur ofwel de reservering. De derde sectie bestaat uit een tabel weergave met eventuele transacties van deze klant die nog in behandeling zijn. (Aangezien er enkele dagen kan zitten tussen de opdrachtverstrekking en de uitvoering, blijft een transactie gedurende die tijd in behandeling.) De laatste sectie geeft de mogelijkheid om gegevens aan te passen.

• Het incasso bedrag. Er kan eventueel minder of meer worden opgegeven;
• De datum. Standaard voorgevuld met de dag van vandaag of met een aantal dagen in de toekomst indien dit is ingesteld bij de betaalmethode.
  Maar indien gewenst kan een andere datum worden opgegeven;
• Een omschrijving;
• De betaalmethode. Indien er meerdere zijn, kan er hier één geselecteerd worden.

De incasso wordt vervolgens in werking gezet door op de knop "Aanmaken incasso opdracht" te klikken. U zal als er aan alle voorwaarden is voldaan een pop-up krijgen met de melding "Incasso aangemaakt". Dit is te controleren door een 'Betalingen' blok op te nemen in het dashboard.
Een incasso heeft als kenmerk dat deze gedurende enkele dagen onzeker is. De status wordt vanzelf bijgewerkt in het systeem. Maar zelfs als de incasso met succes is uitgevoerd, kan het zo zijn dat een klant deze binnen enkele dagen storneert. Vraag de bank/betaalprovider naar hoeveel dagen dit kan gebeuren.

De tweede methode is bedoeld om alle openstaande facturen in een keer via incasso te verwerken. Het aanleveren van zo een bulk heeft enkele beperkingen;

• Het systeem bepaalt het bedrag. Dit is normaliter het openstaande bedrag. Het is niet mogelijk hiervan af te wijken. Wordt een afwijkend bedrag gewenst? Kies dan voor een losse incasso;
• Het systeem bepaalt de omschrijving. Wordt een afwijkende beschrijving gewenst? Kies dan voor een losse incasso zoals hierboven beschreven.

Om methode twee toe te passen kiest u het kleine driehoekje in het Factuur tabblad en selecteert u 'Maak incasso's aan'. De volgende facturen worden nu weergegeven:

• Status definitief hebben;
• En een openstaand bedrag;
• En geen bedrag in behandeling;
• En betaal methode incasso hebben.

Deze definitie is zelf om te zetten naar een filter met de volgende code:

Selecteer één of meerdere facturen door het vinkvakje aan te kruisen voor de factuur. Of selecteer alle facturen door het bovenste vinkvakje aan te kruisen. Selecteer vervolgens de betaalmethode. In veel gevallen zal dit er slechts één zijn. Dan is deze reeds geselecteerd. Ga verder en kies 'BEVESTIGEN'. De opdracht is nu klaargezet voor het systeem, de verwerking kan enkele minuten in beslag nemen.
Na deze verwerking is het mogelijk dat enkele van de aangegeven facturen niet zijn omgezet in een incasso. Dubbelklik op de opdracht en u krijgt een melding waarom het incasso niet is doorgevoerd. Los dit probleem op indien mogelijk en probeer het nogmaals. vervolgens zal het incasso worden aangemaakt. Dit is terug te zien op het dashboard van een factuur in het blok 'Details van factuur' onder het kopje 'In behandeling' en in het blok 'Betalingen'.