Wie mache ich eine Rechnung endgültig?

Beim endgültigen Erstellen einer Rechnung hängt das Vorgehen von der eingestellten Versandmethode ab. Im Block 'Details der Rechnung' können Sie sehen, welche Versandmethode verwendet wird. Bevor Sie eine Rechnung endgültig machen, empfiehlt es sich, die Rechnung zuerst zu prüfen. Wenn keine Probleme gefunden wurden, können Sie eine Rechnung endgültig machen, indem Sie eines der folgenden Verfahren ausführen.

Rechnung endgültig machen bei 'Kein Versand' oder bei 'Versand per Post'

Wenn die Versandmethode auf 'Kein Versand' oder auf 'Versand per Post' eingestellt ist, wird beim endgültigen Erstellen der Rechnung keine E-Mail versendet. Es wird automatisch ein PDF für die Rechnung erzeugt. Die dafür verwendete Vorlage wurde vom Administrator in den 'Rechnungseinstellungen' festgelegt.

Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um eine Rechnung endgültig zu machen:

1. Klicken Sie im Dashboard-Block 'Aktion Rechnung' auf die Aktion 'Endgültig machen'.
2. Im Popup 'Rechnungsaktion - Endgültig machen' klicken Sie auf 'Bestätigen'.
3. Es erscheint eine Meldung, dass die Rechnung aktualisiert wurde und nun den Status 'Endgültig' hat.
4. Das erzeugte PDF erscheint als Link im Block 'Details der Rechnung'. Wenn der Block 'Dokumente' vorhanden ist, wird das PDF auch dort sichtbar sein.

Rechnung endgültig machen bei 'Versand per E-Mail'

Wenn die Versandmethode auf 'Versand per E-Mail' eingestellt ist, wird beim endgültigen Erstellen der Rechnung eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang versendet. Welche E-Mail-Vorlage verwendet wird und wer die Empfänger sind, können Sie selbst bestimmen. Bei Bedarf können Sie die zu versendende E-Mail anpassen, bevor Sie die E-Mail versenden.

Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um eine Rechnung endgültig zu machen:

1. Klicken Sie im Dashboard-Block 'Aktion Rechnung' auf die Aktion 'Endgültig machen'.
2. Im Popup 'Rechnungsaktion - Endgültig machen' klicken Sie auf 'Bestätigen'.
3. Das Popup 'Rechnung endgültig machen' erscheint.
4. Stellen Sie sicher, dass nur die E-Mail-Adressen ausgewählt sind, an die die Rechnung gesendet werden soll.
5. Suchen Sie in der Liste die zu verwendende E-Mail-Vorlage.
6. Klicken Sie in der Zeile der zu verwendenden E-Mail-Vorlage auf 'Senden', um die E-Mail direkt an die ausgewählten E-Mail-Adressen zu senden. Oder klicken Sie auf 'Bearbeiten und senden', um die E-Mail zuerst zu bearbeiten. Hinweis: Sobald Sie auf 'Senden' oder auf 'Bearbeiten und senden' klicken, erscheint eine Meldung, dass die Rechnung aktualisiert wurde und den Status 'Endgültig' erhalten hat.
7. Wenn Sie auf 'Bearbeiten und senden' geklickt haben, erscheint das Popup 'E-Mail versenden' und Sie können mit dem Bearbeiten der E-Mail beginnen. Siehe die Erläuterung für eine kurze Übersicht aller möglichen Bearbeitungen.
8. Sobald die E-Mail erfolgreich versendet wurde, werden die Dashboard-Blöcke automatisch aktualisiert. Wenn dies nicht der Fall ist, aktualisieren Sie den Bildschirm, indem Sie auf F5 klicken.

Erläuterung Schritt 4

Standardmäßig werden die nachstehenden E-Mail-Adressen ausgewählt, um als Empfänger aufgenommen zu werden:

• Die E-Mail-Adresse des Kunden, wenn es sich um eine Rechnung auf Kundenebene handelt.
• Die E-Mail-Adresse des Unternehmens, wenn es sich um eine Rechnung auf Unternehmensebene handelt.
• Die E-Mail-Adresse des Kunden und des Unternehmens, wenn es sich um eine Rechnung auf Kundenebene handelt, bei der der Kunde mit einem Unternehmen verknüpft ist.
• Alle E-Mail-Adressen vom Typ 'E-Mail', für die das Kontrollkästchen 'Rechnung' im Dashboard-Block 'Kontaktdaten' auf dem Dashboard des Kunden aktiviert ist.

Erläuterung Schritt 5

Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Vorlage einen PDF-Anhang für die Rechnung enthält! Die in der E-Mail-Vorlage als Anhang aufgenommene PDF-Vorlage wird beim endgültigen Erstellen der Rechnung als 'Dokument' erzeugt. Dieses PDF-Dokument erscheint als Link im Block 'Details der Rechnung'. Wenn der Block 'Dokumente' vorhanden ist, wird das PDF auch dort sichtbar sein.

Erläuterung Schritt 7

Beim Bearbeiten einer E-Mail können Sie nicht nur den Inhalt anpassen, Sie können auch E-Mail-Adressen in den Feldern 'An', 'CC' und 'BCC' hinzufügen. Es ist nicht möglich, eine E-Mail-Adresse einzugeben, die in i-Reserve noch nicht bekannt ist.

Wenn Sie eine E-Mail bearbeiten, hat die E-Mail den Status 'Entwurf'. Das bedeutet nicht, dass auch die Rechnung noch den Status 'Entwurf' hat. Die Rechnung hat den Status 'Endgültig' in dem Moment erhalten, in dem Sie auf 'Bearbeiten und senden' geklickt haben (Schritt 6). Eine Entwurfs-E-Mail wurde noch nicht an den Kunden (oder das Unternehmen) versendet. Erst wenn Sie auf 'Senden' klicken, wird die E-Mail tatsächlich versendet.

Mit einer Entwurfs-E-Mail können Sie die nachstehenden Aktionen ausführen:

• Schließen, ohne die Änderungen zu speichern.
• Speichern & schließen, um zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihren Bearbeitungen fortzufahren.
• Zwischenzeitlich speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.
• Senden, die E-Mail wird tatsächlich versendet und hat nicht länger den Status 'Entwurf'.
• Löschen, die E-Mail wird gelöscht und ist nicht länger verfügbar.

Wenn Sie eine Entwurfs-E-Mail schließen, können Sie diese schnell über die Registerkarte E-Mail unten im Dashboard der Rechnung wieder öffnen. Klicken Sie einmal auf eine E-Mail mit dem Status 'Entwurf', um diese zu öffnen und mit dem Bearbeiten fortzufahren.