Hoe maak ik een factuur definitief?

Bij het definitief maken van een factuur is de procedure afhankelijk van de ingestelde verzendmethode. In het blok 'Details van de factuur' kun je zien welke verzendmethode gebruikt zal worden. Voordat je een factuur definitief maakt, is het aan te raden de factuur eerst te controleren. Wanneer er geen problemen zijn gevonden, kan je een factuur definitief maken door het uitvoeren van één van onderstaande procedures.

Factuur definitief maken bij 'Geen verzending' of bij 'Verzending per post'

Wanneer de verzendmethode staat ingesteld op ''Geen verzending' of op 'Verzending per post', wordt bij het definitief maken van de factuur geen e-mail verstuurd. Er wordt automatisch een PDF voor de factuur gegenereerd. De template die hiervoor wordt gebruikt is door de beheerder ingesteld in de 'Factuurinstellingen'.

Volg onderstaande stappen om een factuur definitief te maken:

1. Klik in het dasboardblok 'Actie factuur' op de actie 'Maak definitief'.
2. In de popup 'Factuur actie - Maak definitief' klik je op 'Bevestig'.
3. Er verschijnt er een melding dat de factuur is bijgewerkt en nu de status 'Definitief' heeft.
4. De gegenereerde PDF verschijnt als link in het blok 'Details van de factuur'. Wanneer het blok 'Documenten' aanwezig is zal de PDF ook daar zichtbaar zijn.

Factuur definitief maken bij 'Verzending via e-mail'

Wanneer de verzendmethode staat ingesteld op 'Verzending via e-mail', wordt bij het definitief maken van de factuur een mail verstuurd met de factuur als PDF bijlage. Welke e-mail template wordt gebruikt en wie de ontvangers zijn, kun je zelf bepalen. Wanneer nodig kan je de te sturen e-mail aanpassen voor je de mail verzend.

Volg onderstaande stappen om een factuur definitief te maken:

1. Klik in het dasboardblok 'Actie factuur' op de actie 'Maak definitief'.
2. In de popup 'Factuur actie - Maak definitief' klik je op 'Bevestig'.
3. De popup 'Maak factuur definitief' verschijnt.
4. Zorg ervoor dat alleen de e-mailadressen waarnaar de factuur moet worden gestuurd, geselecteerd zijn.
5. Zoek in de lijst de te gebruiken e-mail template.
6. Klik in de rij van de te gebruiken e-mail template op 'Verzenden' om de e-mail direct naar de geselecteerde e-mailadressen te sturen. Of klik op 'Bewerk en verstuur' om de e-mail eerst te bewerken. Let op: zodra je op 'Verzenden' of op 'Bewerk en verstuur' klikt, verschijnt er een melding dat de factuur is bijgewerkt en de status 'Definitief' heeft gekregen.
7. Wanneer je op 'Bewerk en verstuur' hebt geklikt, verschijnt de popup 'Versturen e-mail' en kan je beginnen met het bewerken van de mail. Zie de toelichting voor een kort overzicht van alle mogelijke bewerkingen.
8. Zodra de e-mail succesvol is verzonden, worden de dashboardblokken automatisch bijgewerkt. Wanneer dit niet het geval is, ververs je het scherm door op F5 te klikken.

Toelichting stap 4

Standaard worden onderstaande e-mailadressen geselecteerd om opgenomen te worden als ontvanger:

• Het e-mailadres van de klant wanneer het om een factuur op klantniveau gaat.
• Het e-mailadres van het bedrijf wanneer het om een factuur op bedrijfsniveau gaat.
• Het e-mailadres van de klant en van het bedrijf wanneer het om een factuur op klantniveau gaat waarbij de klant is gekoppeld aan een bedrijf.
• Alle e-mailadressen van het type 'E-mail' waarvoor de checkbox 'Factuur' is aangevinkt in het dashboardblok 'Contact details' op het dashboard van de klant.

Toelichting stap 5

Let erop dat de e-mail template een PDF bijlage voor de factuur bevat! De in de e-mail template als bijlage opgenomen PDF template wordt bij het definitief maken van de factuur als 'Document' gegenereerd. Dit PDF document verschijnt als link in het blok 'Details van de factuur'. Wanneer het blok 'Documenten' aanwezig is zal de PDF ook daar zichtbaar zijn.

Toelichting stap 7

Bij het bewerken van een mail kan je niet alleen de inhoud aanpassen, je kan ook e-mailadressen toevoegen in de velden 'Aan', 'CC' en 'BCC". Het is niet mogelijk om een e-mailadres in te voeren dat nog niet bekend is in i-Reserve.

Wanneer je een mail bewerkt, heeft de mail de status 'Concept'. Dit betekent niet dat de factuur ook nog de status 'Concept' heeft. De factuur heeft de status 'Definitief' gekregen op het moment dat je op 'Bewerk en verstuur' hebt geklikt (stap 6). Een conceptmail is nog niet verzonden aan de klant (of het bedrijf). Pas wanneer je op 'Verzenden' klikt, wordt de mail daadwerkelijk verzonden.

Met een conceptmail kan je onderstaande acties uitvoeren:

• Sluiten zonder de aanpassingen op te slaan.
• Opslaan & sluiten om op een later tijdstip verder te gaan met je bewerkingen.
• Tussentijds opslaan om je aanpassingen veilig te stellen.
• Verzenden, de mail wordt daadwerkelijk verzonden en heeft niet langer de status 'Concept'.
• Verwijderen, de mail wordt verwijderd en is niet langer beschikbaar.

Wanneer je een conceptmail sluit, kan je deze snel weer openen via de tab E-mail onderin het dashboard van de factuur. Klik eenmaal op een mail met de status 'Concept' om deze te openen en verder te gaan met het bewerken.