Personal einer Reservierung zuweisen und per E-Mail benachrichtigen

Personal (Guides/Mitarbeiter) können Sie direkt über den Dashboard-Block BookingPeople mit einer einzelnen Reservierung verknüpfen. So ist klar, wer eine Reservierung durchführt oder begleitet, und das Personal kann automatisch oder manuell eine E-Mail erhalten.

Den Block hinzufügen

Fügen Sie zunächst den Block BookingPeople zum Dashboard der Reservierung hinzu. Personal muss als Ressource vom Typ Personal existieren; diese erstellen Sie unter Ressourcen.

Eine Person hinzufügen

Klicken Sie im Block auf + und wählen Sie einen Mitarbeiter. Das System prüft sofort die Verfügbarkeit und warnt, wenn die Person nicht verfügbar ist. Beim Verknüpfen wird die Reservierung automatisch in die Planung dieses Mitarbeiters aufgenommen. Hat diese Person selbst einen externen Kalender verknüpft (Outlook oder Google, siehe Wie synchronisiere ich meinen Kalender?), erscheint die Reservierung auch dort. Zusätzlich wird — wenn die Benachrichtigung aktiv ist — die E-Mail res_people_connected an die Person gesendet.

Manuell eine E-Mail senden

Neben der automatischen E-Mail können Sie mit der Umschlag-Schaltfläche im Block selbst eine E-Mail senden. Sie wählen eine E-Mail-Vorlage (mit dem Kontext Reservierung sowie den eingebauten Benachrichtigungsvorlagen) — eine Vorschau wird angezeigt — und wählen aus, welche Personen die Mail erhalten. Die Schaltfläche ist mit dem Recht action_booking_sendmail verfügbar. Nur Personen mit einem verknüpften Benutzer und einer gültigen E-Mail-Adresse erhalten die Mail; die übrigen werden übersprungen.

Auch für Aktivitäten

Für Aktivitäten (Veranstaltungen) funktioniert es nahezu identisch, über den Block EventPeople und den Aktivitätenplan; dort gibt es auch die Benachrichtigung event_people_updated, wenn sich Datum, Uhrzeit oder Ort ändert. Welche automatischen E-Mails gesendet werden und wie Sie die Texte anpassen, lesen Sie unter Personalbenachrichtigungen einrichten.