Personeel toewijzen aan een reservering en e-mailen

Personeel (gidsen/medewerkers) kun je direct aan een losse reservering koppelen via het dashboardblok BookingPeople. Zo is duidelijk wie een reservering uitvoert of begeleidt, en kan het personeel automatisch of handmatig een e-mail ontvangen.

Het blok toevoegen

Voeg eerst het blok BookingPeople toe aan het dashboard van de reservering. Personeel moet bestaan als resource van het type personeel; dat maak je aan bij de resources.

Een persoon toevoegen

Klik in het blok op + en kies een personeelslid. Het systeem controleert direct de beschikbaarheid en waarschuwt als de persoon niet beschikbaar is. Bij het koppelen komt de reservering automatisch in de planning van deze medewerker terecht. Heeft deze persoon zelf een externe kalender gekoppeld (Outlook of Google, zie Hoe synchroniseer ik mijn agenda?), dan verschijnt de reservering ook daar. Daarnaast wordt — als de notificatie aanstaat — de e-mail res_people_connected naar de persoon gestuurd.

Handmatig een e-mail sturen

Naast de automatische e-mail kun je zelf een e-mail sturen met de envelop-knop in het blok. Je kiest een e-mailtemplate (met de context reservering, plus de ingebouwde notificatie-templates) — een voorbeeld is zichtbaar — en selecteert welke personen de mail ontvangen. De knop is beschikbaar met het recht action_booking_sendmail. Alleen personen met een gekoppelde gebruiker én een geldig e-mailadres ontvangen de mail; de overige worden overgeslagen.

Ook voor activiteiten

Voor activiteiten (evenementen) werkt het vrijwel identiek, via het blok EventPeople en het activiteitenrooster; daar bestaat ook de notificatie event_people_updated als datum, tijd of locatie wijzigt. Welke automatische e-mails verstuurd worden en hoe je de teksten aanpast, lees je bij Personeelsnotificaties instellen.