Personeel toewijzen aan een reservering en e-mailen

Personeel (gidsen/medewerkers) kun je direct aan een losse reservering koppelen via het dashboardblok BookingPeople. Zo is duidelijk wie een reservering uitvoert of begeleidt, en kan het personeel automatisch of handmatig een e-mail ontvangen.

Het blok toevoegen

Voeg eerst het blok BookingPeople toe aan het dashboard van de reservering. Personeel moet bestaan als resource van het type personeel; dat maak je aan bij de resources.

Een persoon toevoegen

Klik in het blok op + en kies een personeelslid. Het systeem controleert direct de beschikbaarheid en waarschuwt als de persoon niet beschikbaar is. Bij het koppelen wordt automatisch een persoonlijk agenda-item aangemaakt (dat meesynchroniseert met een gekoppelde externe agenda), en — als de notificatie aanstaat — wordt de e-mail res_people_connected naar de persoon gestuurd.

Handmatig een e-mail sturen

Naast de automatische e-mail kun je zelf een e-mail sturen met de envelop-knop in het blok. Je kiest een e-mailtemplate (met de context reservering, plus de ingebouwde notificatie-templates) — een voorbeeld is zichtbaar — en selecteert welke personen de mail ontvangen. De knop is beschikbaar met het recht action_booking_sendmail. Alleen personen met een gekoppelde gebruiker én een geldig e-mailadres ontvangen de mail; de overige worden overgeslagen.

Ook voor activiteiten

Voor activiteiten (evenementen) werkt het vrijwel identiek, via het blok EventPeople en het activiteitenrooster; daar bestaat ook de notificatie event_people_updated als datum, tijd of locatie wijzigt. Welke automatische e-mails verstuurd worden en hoe je de teksten aanpast, lees je bij Personeelsnotificaties instellen.