Bexio: Rechnungszeilen vergleichen und manuell abgleichen
Bei einer Rechnung zeigt die Bexio-Schaltfläche nicht nur, ob synchronisiert wurde, sondern Zeile für Zeile, wie sich die Rechnung in i-Reserve zur Rechnung in Bexio verhält. So sehen Sie vor dem Übertragen, wo der Unterschied liegt — und können eine einzelne Zeile aktualisieren statt der ganzen Rechnung.
Wo finden Sie das?
- Öffnen Sie die Rechnung (oder den Kunden) in i-Reserve.
- Klicken Sie im Aktionsblock auf die Bexio-Schaltfläche.
- Der Dialog zeigt die externe ID, den Status der Rechnung in Bexio und den Zeilenvergleich.
Die Spalten
| Spalte | Was Sie sehen |
|---|---|
| Beschreibung | Die Beschreibung der Rechnungszeile. Darauf werden die Zeilen auch abgeglichen. |
| Menge / Preis (i-Reserve) | Menge und Zwischensumme ohne MwSt. laut i-Reserve. |
| Menge / Preis (Bexio) | Menge und Zwischensumme ohne MwSt. laut Bexio-Rechnung. |
| Status | Synchronisiert, unterschiedlich, nur i-Reserve oder nur Bexio. |
| Aktion | Die Schaltfläche, mit der Sie genau diese Zeile aktualisieren oder löschen. |
Unter der Tabelle stehen die Summen beider Seiten, damit Sie auf einen Blick sehen, ob die Rechnung als Ganzes stimmt.
Wie Zeilen abgeglichen werden
i-Reserve stellt die Zeilen anhand der Beschreibung nebeneinander. Sind die Beschreibungen identisch, werden Menge und Zwischensumme verglichen (die Zwischensumme mit einer Toleranz von einem Rappen, damit Rundungen keinen falschen Unterschied erzeugen). Bleibt eine Zeile auf einer Seite übrig, erhält sie den Status "nur i-Reserve" oder "nur Bexio".
Wichtig zu wissen: Ändern Sie die Beschreibung einer Zeile, nachdem die Rechnung schon in Bexio liegt, sieht i-Reserve zwei getrennte Zeilen — nicht eine Zeile mit Unterschied.
Status und Schaltflächen
| Status | Schaltfläche | Was passiert |
|---|---|---|
| Synchronisiert | — | Nichts zu tun; beide Seiten sind gleich. |
| Unterschiedlich | → Bexio | Die Bexio-Zeile wird gelöscht und mit den Werten aus i-Reserve neu angelegt. |
| Nur i-Reserve | → Bexio | Die Zeile wird in Bexio hinzugefügt. |
| Nur Bexio | × Bexio | Die Zeile wird in Bexio gelöscht. |
Ein Update ist in Bexio immer "löschen und neu anlegen", die Zeilen-ID in Bexio ändert sich dadurch. Für die Rechnung selbst macht das keinen Unterschied.
Endgültige Rechnungen in Bexio
Über der Tabelle steht der Status der Rechnung in Bexio: Entwurf, offen, bezahlt, teilweise bezahlt oder storniert. Sobald die Rechnung kein Entwurf mehr ist, ist sie in Bexio endgültig: die Schaltflächen verschwinden und die Tabelle ist nur noch ein Vergleich. Änderungen nehmen Sie dann in Bexio selbst vor, zum Beispiel mit einer Gutschrift.
Bei einem Kunden
Im Kundenkontext zeigt derselbe Dialog einen Feldvergleich: pro verknüpftem Feld den Wert in i-Reserve neben dem Wert im Bexio-Kontakt. So sehen Sie sofort, ob das Kontakt in Bexio aktualisiert wurde und welches Feld noch abweicht.
Häufige Ursachen für einen Unterschied
- Preis oder Menge wurde in i-Reserve geändert, nachdem die Rechnung bereits übertragen war.
- Die Beschreibung der Zeile wurde angepasst — das ergibt zwei Zeilen statt "unterschiedlich".
- In Bexio wurde manuell eine Zeile hinzugefügt oder geändert; sie erscheint als "nur Bexio".
- Eine Zeile hat einen MwSt.-Satz ohne Mapping; die Übertragung scheitert dann mit einer Meldung zum MwSt.-Code. Siehe Bexio einrichten: OAuth, Kontakte und Rechnungen.
Checkliste
- ☐ Die Summen unter der Tabelle stimmen auf beiden Seiten.
- ☐ Keine verbleibenden Zeilen "unterschiedlich" oder "nur Bexio", die Sie nicht erklären können.
- ☐ Der Rechnungsstatus in Bexio ist wie erwartet (Entwurf oder endgültig).
- ☐ Im Zweifel: das Integrationsprotokoll geprüft (Wie prüfe ich, was eine Integration getan hat?).
Zeilen werden anhand der Beschreibung abgeglichen. Ändern Sie die Beschreibung einer Zeile, nachdem die Rechnung schon in Bexio liegt, sehen Sie zwei Zeilen ("nur i-Reserve" und "nur Bexio") statt eines Unterschieds.
Ist die Rechnung in Bexio kein Entwurf mehr, verschwinden die Schaltflächen: sie ist dort endgültig und kann nur noch in Bexio selbst angepasst werden.
