Bexio einrichten: OAuth, Kontakte und Rechnungen
Die Bexio-Verbindung überträgt Kunden und Rechnungen aus i-Reserve nach Bexio: der Kunde wird ein Kontakt, die Rechnung eine Verkaufsrechnung mit Rechnungszeilen. Die Verbindung nutzt OAuth2 und ist ausgehend — Änderungen, die Sie in Bexio vornehmen, kommen nicht nach i-Reserve zurück.
Um zu Verwaltung > Integrationen zu gelangen, benötigen Sie das Recht menu_confmod_integrations.
1. Auf der Bexio-Seite (einmalig)
- Registrieren Sie eine OAuth-App im Bexio-Entwicklerportal und notieren Sie Client ID und Client Secret.
- Nehmen Sie die von i-Reserve angezeigte Redirect-URL in die Liste der erlaubten URLs dieser App auf.
- Die App benötigt Rechte auf Kontakte (lesen und schreiben), Verkaufsrechnungen (lesen und schreiben) und Artikel; i-Reserve fordert diese Rechte im Zustimmungsdialog selbst an.
- Richten Sie die MwSt.-Sätze in Bexio ein — diese benötigen Sie für das Mapping in Schritt 5.
2. Registerkarte Authentifizierung
| Feld | Was einzutragen ist |
|---|---|
| Client ID | Client-ID aus dem Bexio-Entwicklerportal. Erforderlich. |
| Client Secret | Client Secret aus dem Bexio-Entwicklerportal. Erforderlich. |
| Redirect-URL | Wird von i-Reserve vorgeschlagen und muss exakt so in der Bexio-App stehen. |
Durchlaufen Sie danach Schritt 1 – Zustimmung anfordern (Sie werden zu Bexio weitergeleitet, um die Verbindung zu erlauben) und Schritt 2 – Verbindung zu Bexio herstellen (i-Reserve tauscht den Zustimmungscode gegen ein Access- und ein Refresh-Token). Das Access-Token wird danach automatisch erneuert. Läuft die Zustimmung dennoch ab, wiederholen Sie Schritt 1 und 2; sonst muss nichts neu eingerichtet werden.
3. Registerkarte Details
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Rechnungsfeld / Kundenfeld | Nur lesbar. Externe IDs liegen in einer eigenen Referenztabelle; diese Felder zeigen nur noch die bisherige Speicherspalte und entfallen in einer künftigen Version. |
| Kundennummer-Präfix | (Optional) Präfix vor der Kontaktnummer in Bexio. |
| Kundennummer-Länge | (Optional) füllt die Kontaktnummer mit Nullen auf diese Länge auf, z. B. 6 → 000123. |
| Rechnung endgültig machen | Ja = i-Reserve stellt die Rechnung in Bexio sofort endgültig. Nein = die Rechnung bleibt ein Entwurf in Bexio. |
| E-Mail aus Bexio senden | Nur beim Endgültigmachen: ja = Bexio sendet die Rechnung an die E-Mail-Adresse des Kunden. Nein = Sie versenden selbst. |
4. Felder: welche Kundendaten werden übertragen?
Auf der Feldkarte der Verbindung legen Sie pro Bexio-Feld fest, aus welchem i-Reserve-Feld es gefüllt wird. Standardmäßig wird übertragen:
| Bexio | Standard aus i-Reserve |
|---|---|
| Name 1 / Name 2 | Firmenname oder Nachname + Vorname — abhängig vom Kontakttyp (siehe unten) |
| Straße | Adresse des Kunden |
| PLZ / Ort | Postleitzahl und Ort |
| Land | Land; i-Reserve ermittelt das Bexio-Land über den ISO-Ländercode |
| E-Mail-Adresse des Kunden | |
| Telefon fest / mobil | Festnetz- und Mobilnummer |
| Kontaktnummer | Die Kundennummer, mit Präfix und Länge aus der Registerkarte Details. Wird nur beim Anlegen eines Kontakts gesetzt. |
| Bemerkungen | Freies Feld, standardmäßig leer |
Neben einem gewöhnlichen Kunden- oder Firmenfeld können Sie auch einen zusammengesetzten Wert wählen: vollständiger Name, informeller Name, Adresse oder Firmenadresse.
Kontakttyp. Hängt am Kunden eine Firma, legt i-Reserve in Bexio eine Firma an (Name 1 = Firmenname, Name 2 = Nachname). Ohne Firma wird es eine Person (Name 1 = Nachname, Name 2 = Vorname). Das ist die Bexio-Konvention und nicht einstellbar.
i-Reserve sucht ein bestehendes Kontakt zuerst über die gespeicherte Bexio-ID. Fehlt diese oder existiert das Kontakt nicht mehr, wird über die Kontaktnummer gesucht. Wird nichts gefunden, legt i-Reserve ein neues Kontakt an.
5. MwSt.-Mapping (erforderlich)
- Verknüpfen Sie auf der Mapping-Karte jeden verwendeten i-Reserve-MwSt.-Satz mit einem Bexio-Steuercode. i-Reserve holt die aktiven Steuercodes live aus Bexio, Sie wählen also aus einer Liste.
- Fehlt das Mapping für einen Satz auf der Rechnung, wird die Rechnung nicht angelegt und i-Reserve meldet, dass für diesen Satz kein MwSt.-Code vorliegt.
- Die übrigen Mapping-Typen (Artikel, Zahlungsbedingung) werden von der Bexio-Verbindung nicht verwendet.
6. Wann wird synchronisiert?
- Rechnung endgültig — sobald eine Rechnung in i-Reserve endgültig wird, gehen zuerst das Kontakt und danach die Rechnung mit ihren Zeilen nach Bexio.
- Rechnung versenden — ist "E-Mail aus Bexio senden" aktiv, übernimmt Bexio beim Endgültigmachen den Rechnungsversand.
- Manuell — im Kunden- und Rechnungsbildschirm überträgt die Bexio-Schaltfläche den Kunden oder die Rechnung auf Anfrage. Siehe Bexio: Rechnungszeilen vergleichen und manuell abgleichen.
Bei einer Rechnung, die bereits in Bexio liegt, aktualisiert i-Reserve diese: die bestehenden Zeilen werden gelöscht und neu angelegt, danach werden die Rechnungsdaten aktualisiert. Bexio akzeptiert bei einer Änderung der Rechnung selbst keine Zeilen.
7. Testen und prüfen
- Im Testbildschirm der Integrationen können Sie ohne Reservierung: einen Kunden suchen, einen Kunden anlegen oder aktualisieren, eine Rechnung suchen, eine Rechnung anlegen und die MwSt.-Codes abrufen. Die gesendeten Daten und die Antwort von Bexio stehen nebeneinander — hilfreich, um eine Fehlermeldung zu deuten.
- Jeder Aufruf an Bexio wird protokolliert. Siehe Wie prüfe ich, was eine Integration getan hat?.
- Hintergrund und Vergleich mit den anderen Buchhaltungsverbindungen: Buchhaltungsverbindungen: Einführung und funktionaler Hintergrund.
8. Aktivieren & Checkliste
- ☐ OAuth-App in Bexio erstellt; Client ID und Client Secret notiert; Redirect-URL erlaubt.
- ☐ MwSt.-Sätze in Bexio eingerichtet.
- ☐ Registerkarte Authentifizierung gefüllt; Schritt 1 und Schritt 2 erfolgreich.
- ☐ Registerkarte Details: Kundennummer-Präfix/-Länge, Endgültigmachen und E-Mail bewusst eingestellt.
- ☐ MwSt.-Mapping vollständig für alle verwendeten Sätze.
- ☐ Feldkarte geprüft; Kontakttyp (Person oder Firma) entspricht der Erwartung in Bexio.
- ☐ Testrechnung übertragen und in Bexio geprüft: Kontakt, Zeilen, Mengen und MwSt.
- ☐ Verbindung aktiviert; Rollback bekannt (auf inaktiv setzen stoppt neue Synchronisationen).
Das MwSt.-Mapping ist verpflichtend: jeder verwendete i-Reserve-MwSt.-Satz muss mit einem Bexio-Steuercode verknüpft sein, sonst wird die Rechnung nicht angelegt.
Die Verbindung ist ausgehend. Ändern Sie ein Kontakt oder eine Rechnung in Bexio, kommt das nicht nach i-Reserve zurück; i-Reserve bleibt die Quelle der Rechnung.
Ist "Rechnung endgültig machen" aktiv, ist die Rechnung in Bexio sofort endgültig und die Zeilen können nicht mehr aus i-Reserve aktualisiert werden. Im Zweifel zuerst als Entwurf übertragen.
Die Bexio-Verbindung erfordert das Modul Export/Administration in der Lizenz.
