Bexio: factuurregels vergelijken en handmatig bijwerken
Bij een factuur laat de Bexio-knop niet alleen zien of er gesynchroniseerd is, maar ook regel voor regel hoe de factuur in i-Reserve zich verhoudt tot de factuur in Bexio. Zo zie je vóórdat je iets doorzet waar het verschil zit — en kun je één regel bijwerken in plaats van de hele factuur.
Waar vind je het?
- Open de factuur (of de klant) in i-Reserve.
- Klik in het actieblok op de Bexio-knop.
- Het dialoog toont het externe id, de status van de factuur in Bexio en de regelvergelijking.
De kolommen
| Kolom | Wat je ziet |
|---|---|
| Omschrijving | De omschrijving van de factuurregel. Dit is ook waarop gematcht wordt. |
| Aantal / Prijs (i-Reserve) | Aantal en subtotaal exclusief BTW volgens i-Reserve. |
| Aantal / Prijs (Bexio) | Aantal en subtotaal exclusief BTW volgens de Bexio-factuur. |
| Status | Gesynchroniseerd, verschilt, alleen i-Reserve of alleen Bexio. |
| Actie | De knop waarmee je die ene regel bijwerkt of verwijdert. |
Onder de tabel staan de totalen van beide kanten, zodat je in één oogopslag ziet of de factuur als geheel klopt.
Hoe regels worden gematcht
i-Reserve legt de regels naast elkaar op basis van de omschrijving. Zijn de omschrijvingen gelijk, dan worden aantal en subtotaal vergeleken (het subtotaal met een marge van één cent, zodat afrondingen geen vals verschil geven). Blijft een regel aan één kant over, dan krijgt hij de status "alleen i-Reserve" of "alleen Bexio".
Gevolg om te weten: pas je de omschrijving van een regel aan nadat de factuur al in Bexio staat, dan ziet i-Reserve twee losse regels — niet één regel die verschilt.
Statussen en knoppen
| Status | Knop | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Gesynchroniseerd | — | Niets te doen; beide kanten zijn gelijk. |
| Verschilt | → Bexio | De Bexio-regel wordt verwijderd en opnieuw aangemaakt met de waarden uit i-Reserve. |
| Alleen i-Reserve | → Bexio | De regel wordt in Bexio toegevoegd. |
| Alleen Bexio | × Bexio | De regel wordt in Bexio verwijderd. |
Bijwerken is in Bexio altijd "verwijderen en opnieuw aanmaken"; het regel-id in Bexio verandert daarmee. Voor de factuur zelf maakt dat niets uit.
Definitieve facturen in Bexio
Boven de tabel staat de status van de factuur in Bexio: concept, openstaand, betaald, gedeeltelijk betaald of geannuleerd. Zodra de factuur niet meer in concept staat, is hij in Bexio definitief: de knoppen verdwijnen en de tabel is alleen nog een vergelijking. Wil je dan alsnog wijzigen, dan doe je dat in Bexio zelf, bijvoorbeeld met een creditnota.
Bij een klant
In de klantcontext toont hetzelfde dialoog een veldvergelijking: per gekoppeld veld de waarde in i-Reserve naast de waarde in het Bexio-contact. Zo zie je meteen of het contact in Bexio is bijgewerkt en welk veld nog afwijkt.
Veelvoorkomende oorzaken van een verschil
- Prijs of aantal is in i-Reserve gewijzigd nadat de factuur al was doorgezet.
- De omschrijving van de regel is aangepast — dat levert twee regels op in plaats van "verschilt".
- In Bexio is handmatig een regel toegevoegd of gewijzigd; die verschijnt als "alleen Bexio".
- Een regel heeft een BTW-tarief zonder mapping; het doorzetten mislukt dan met een melding over de BTW-code. Zie Bexio instellen: OAuth, contacten en facturen.
Checklist
- ☐ Totalen onderaan de tabel kloppen aan beide kanten.
- ☐ Geen regels meer met "verschilt" of "alleen Bexio" die je niet kunt verklaren.
- ☐ Factuurstatus in Bexio is wat je verwacht (concept versus definitief).
- ☐ Bij twijfel: het integratielogboek nagekeken (Hoe controleer ik wat een integratie heeft gedaan?).
Regels worden gematcht op omschrijving. Wijzig je de omschrijving van een regel nadat de factuur al in Bexio staat, dan zie je twee regels ("alleen i-Reserve" en "alleen Bexio") in plaats van één verschil.
Is de factuur in Bexio niet meer in concept, dan verdwijnen de knoppen: de factuur is daar definitief en kan alleen in Bexio zelf nog worden aangepast.
