Automatische of handmatige restitutie instellen

Op hetzelfde scherm als de restitutie-staffels (Configuratie > Annuleringsrestitutie-staffels, sectie "Annuleringsrestitutie-beleid") stel je ook in hoe een restitutie wordt afgehandeld en in welke vorm de klant wordt gecompenseerd.

Automatisch of handmatig afhandelen

De instelling Uitvoering restitutie bij annulering bepaalt wie de restitutie daadwerkelijk uitvoert:

• Automatisch (standaard) — de berekende restitutie wordt direct teruggestort via de betaalprovider, zonder tussenkomst van een medewerker.
• Controle door medewerker — het bedrag wordt alleen geregistreerd als openstaande regel; een medewerker verwerkt de restitutie zelf via het restitutie-overzicht.

Compensatievorm: geld of kadobon

De instelling Compensatievorm bij annulering bepaalt in welke vorm de klant zijn geld terugkrijgt:

• Geld terug via de betaalprovider (standaard).
• Kadobon per e-mail — in plaats van geld wordt een kadobon aangemaakt ter waarde van het restitutiebedrag en gemaild naar de klant. Kies hiervoor ook het te gebruiken kadobon-type bij Kadobon-type voor compensatie: het codeformaat, PDF-sjabloon en de geldigheidsduur komen van dit kadobon-type, alleen het bedrag komt van de berekende restitutie.

Combinatie: controle door medewerker én kadobon

Deze twee instellingen staan los van elkaar en mogen allebei tegelijk gebruikt worden. Bij de combinatie Controle door medewerker + Kadobon per e-mail gebeurt er bij het annuleren zelf nog niets: de regel komt open te staan in het restitutie-overzicht. Pas op het moment dat een medewerker die regel handmatig afhandelt, wordt de kadobon aangemaakt en verstuurd — de compensatie wordt dus uitgesteld tot de handmatige beslissing, niet stilzwijgend overgeslagen. Staat de uitvoering wel op automatisch, dan wordt de kadobon direct aangemaakt op het moment van annuleren.

Objecten uitsluiten van automatische berekening

Bij Uitgesloten objecten (dezelfde sectie) geef je aan voor welke objecten nooit automatisch een restitutiepercentage wordt berekend, ongeacht de staffel-tabel. Voor die objecten beoordeelt een collega de annulering altijd handmatig — dit staat los van de instelling hierboven: een uitgesloten object heeft simpelweg geen berekend bedrag om te automatiseren.

Relatie met de AI-agent

Wanneer je AI-agent een boeking annuleert, berekent hij eerst zelf het restitutiepercentage volgens de staffel-tabel, en laat dat bedrag aan de klant zien vóórdat hij de annulering bevestigt. Na bevestiging past de AI-agent dezelfde instellingen op deze pagina toe als bij een annulering door een medewerker of door de klant zelf:

• Staat de uitvoering op automatisch, dan handelt de AI-agent de restitutie (geld of kadobon) direct zelf af en meldt dit aan de klant.
• Staat de uitvoering op controle door medewerker, dan meldt de AI-agent dat een collega de restitutie nog controleert, en komt de regel open te staan in het restitutie-overzicht.
• Mislukt een automatische terugstorting, bijvoorbeeld door een storing bij de betaalprovider, dan meldt de AI-agent dit eerlijk aan de klant in plaats van te doen alsof het gelukt is; de regel komt open te staan met de foutmelding zichtbaar voor de medewerker.
• Voor uitgesloten objecten noemt de AI-agent zelf geen percentage en verwijst hij door naar een medewerker.

Er is dus geen aparte instelling voor de AI-agent: je configureert het beleid één keer voor alle kanalen — beheerder, klant en AI-agent.

Vereist recht: menu_config_cancelrefundrules.

Zie ook

Voor het controleren en afhandelen van openstaande restituties, zie: Restituties controleren en afhandelen.