Handleiding i-Reserve - Restituties controleren en afhandelen

Instructie

Moeilijkheidsgraad:

Actueel

Op het scherm Actueel (mod=cancelrefunds) controleer en verwerk je alle openstaande annuleringsrestituties.

Wat zie je op dit scherm

Elke annulering waarbij geld betaald was — ook een handmatige annulering door een medewerker of door de klant zelf via de klantomgeving — verschijnt hier met bedrag, percentage (indien berekend), status en een actie.

Statussen

Te controleren (open) — moet nog worden afgehandeld.
Uitgevoerd (executed) — automatisch teruggestort via de betaalprovider.
Kadobon (gift) — er is een kadobon aangemaakt en verstuurd.
Afgehandeld (done) — een medewerker heeft de regel handmatig als klaar gemarkeerd.
Geen (none) — 0% restitutie berekend, er is geen geld in het spel.

Filteren

Filter op de periode waarin geannuleerd is (standaard de laatste 30 dagen) en op status.

Een restitutie afhandelen

De knop Afhandelen op een openstaande regel opent een dialoog waarin je het bedrag bevestigt. Heb je het recht action_cancelrefund_override, dan mag je hier ook een ander bedrag invullen dan het berekende bedrag — bijvoorbeeld bij een coulance-beslissing. Is de compensatievorm kadobon, dan toont de dialoog vooraf dat afhandelen een kadobon gaat aanmaken.

Na bevestigen:

Bij compensatievorm geld wordt de regel simpelweg als afgehandeld gemarkeerd — de daadwerkelijke terugbetaling doe je zelf, bijvoorbeeld via een losse actie op het boekingsdashboard.
Bij compensatievorm kadobon wordt de bon op dat moment aangemaakt en gemaild naar de klant.

Een afhandeling terugzetten

Met het recht action_cancelrefund_reset kun je een regel met status afgehandeld terugzetten naar te controleren. Dit kan alleen bij status afgehandeld — niet bij uitgevoerd of kadobon, want dat geld of die bon is al verstuurd.

Automatische regel bij handmatige annuleringen

Annuleer je zelf als medewerker een (deels) betaalde boeking, of doet een klant dit via de klantomgeving, dan verschijnt hiervoor automatisch een openstaande regel in dit overzicht — ook als er geen staffel-percentage berekend is (dat gebeurt alleen bij annuleren via de AI-agent). Zo mis je nooit dat er nog geld openstaat. Bovendien verschijnt direct een gele waarschuwing bovenin het scherm op het moment dat je een betaalde boeking annuleert, bijvoorbeeld: "Let op: bij deze boeking is al €X betaald, controleer de restitutie."

Notificatie bij annulering

Onafhankelijk van deze restitutie-regel krijgt het betrokken personeel een e-mailnotificatie "Reservering geannuleerd" zodra een boeking naar de annuleerstatus overgaat — ongeacht via welk kanaal (beheerder, klant of AI-agent). Deze notificatie is puur een signaal dat er geannuleerd is; de restitutie-regel hierboven (indien van toepassing) is het aparte, blijvende werkitem. Je stelt deze notificatie in bij het gebruikersprofiel (zie Notificaties instellen).

Zie ook de staffel-tabel voor de berekening van het percentage.

Vereist recht: menu_cancelrefundcheck.