Knipkaarttegoed teruggeven bij annuleren

Op hetzelfde scherm als de restitutie-staffels (Configuratie > Annuleringsrestitutie-staffels, sectie Knipkaarttegoed bij annuleren) bepaal je wat er met het tegoed gebeurt wanneer een boeking die met een knipkaart is betaald wordt geannuleerd. Deze sectie verschijnt alleen als de knipkaart-module in je licentie actief is.

Waarom deze instelling er is

Tot voor kort kwam knipkaarttegoed bij een annulering altijd volledig terug, ongeacht het moment. Een klant die op de dag zelf annuleerde hield dus zijn sessie, terwijl een klant die met iDEAL of creditcard betaalde volgens de staffel-tabel 100% kwijt kon zijn. Met deze instelling volgt het tegoed dezelfde beleidsbeslissing als het geld.

Tegoed terug bij annuleren

De instelling Tegoed terug bij annuleren kent drie keuzes:

• Altijd het volledige tegoed (standaard) — het hele tegoed gaat terug op de kaart, precies zoals het altijd werkte. Wie deze instelling nooit opent, merkt geen verschil.
• Volg het annuleringsschema — i-Reserve vraagt dezelfde staffel om een percentage als bij een geldrestitutie, en geeft dat deel van het tegoed terug.
• Niets, het tegoed is verbruikt — de sessie is op, ongeacht het moment van annuleren.

De keuze geldt licentiebreed, dus voor alle knipkaart-types en alle objecten tegelijk.

Afronding van hele sessies

Een knipkaart-type met de berekeningsmethode Op prijs houdt een saldo bij: daarvan gaat het percentage gewoon tot op de cent terug. Een kaart die hele reserveringen of periodes telt kan er geen halve teruggeven. De instelling Afronding van hele sessies bepaalt wat een percentage daar betekent:

• Naar de dichtstbijzijnde hele sessie (standaard).
• Naar boven, in het voordeel van de klant — bij elke restitutie boven 0% komt de sessie terug.
• Naar beneden, alleen een volledige restitutie geeft de sessie terug.

Voorbeeld
Een klant annuleert 30 uur voor aanvang; de staffel geeft op dat moment 50% terug. Bij een kaart met een saldo van € 20,00 waarvan € 5,00 was afgeschreven, komt € 2,50 terug. Bij een kaart die reserveringen telt gaat het om een halve sessie: naar boven afgerond komt de sessie terug, naar beneden afgerond is hij verbruikt, en bij afronden op de dichtstbijzijnde hele sessie komt hij eveneens terug.

Geen treffer in het schema? Dan alles terug

Kan de staffel geen percentage geven — bijvoorbeeld omdat geen enkele regel dit moment dekt, of omdat het object is uitgesloten van automatische berekening — dan gaat het volledige tegoed alsnog terug. Een gat in je instellingen mag je klant nooit zijn sessie kosten. In de historie van de boeking staat dan waarom die terugval is toegepast.

Alleen bij annuleren, niet bij no-show of verwijderen

Dit beleid geldt uitsluitend wanneer een boeking op de annuleerstatus van je licentie terechtkomt. Komt de boeking op een andere niet-bezettende status — no-show, verwijderd, of een eigen statuscode uit je workflow — dan gaat het tegoed onvoorwaardelijk volledig terug, zoals altijd. De staffel is immers geschreven in termen van "hoe lang vóór aanvang is er geannuleerd" en zegt niets over die andere gevallen.

Terug te lezen in de historie van de boeking

Bij elke annulering van een knipkaartboeking legt i-Reserve in de historie van de boeking vast wat er van de kaart af was, wat daarvan terugkwam, en op welke grond: het toegepaste percentage en — als het geen gewone staffeltreffer was — de reden. Zo kun je het tegenover je klant navertellen. De kaart zelf houdt daarnaast haar eigen saldomutatie bij.

Vereist recht: menu_config_cancelrefundrules.

Zie ook

Annuleringsrestitutie-staffels instellen en Automatische of handmatige restitutie instellen.