Een rapport automatisch per e-mail versturen

Elk rapport kan zichzelf periodiek mailen: maandagochtend 08:00 het weekoverzicht in de mailbox, zonder dat iemand inlogt. Je stelt dat per rapport in, in hetzelfde scherm als de overige instellingen.

Instellen

1. Ga naar Rapporten > Weergaves > Beheer rapporten en klik bij het rapport op Instellingen.
2. Scroll naar het blok Geplande e-mail onderaan de dialoog.
3. Zet Ingeschakeld aan.
4. Kies een Frequentie: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks (de 1e).
5. Kies bij Dag van de week en Tijdstip wanneer de mail verstuurd wordt. Bij een dagelijkse of maandelijkse frequentie doet de dag van de week niets.
6. Kies een Formaat: Excel, CSV of PDF.
7. Vul bij Ontvangers een of meer e-mailadressen in.
8. Klik op Opslaan.

Wat er verstuurd wordt

Het rapport wordt op het gekozen moment op de achtergrond gedraaid met de instellingen en de opgeslagen zoekvraag van het rapport, en als bijlage gemaild. Een PDF bevat ook de grafiek; Excel en CSV bevatten alleen de tabelwaarden, zonder de vergelijkingsregel onder de cellen.

Goed om te weten

• De achtergrondtaak draait elk kwartier. De mail vertrekt dus in het gekozen uur, niet exact op de minuut.
• Maandelijks betekent: op de 1e van de maand.
• Per rapport wordt bijgehouden of het dit uur al verstuurd is, zodat je niet twee keer dezelfde mail krijgt.
• De verzending gebruikt de e-mailinstellingen van je omgeving. Staat e-mail voor de licentie uit, dan gaat er niets weg.
• Het rapport draait op naam van de eigenaar van het rapport. Wat die persoon niet mag zien, staat ook niet in de mail.

Wie mag dit instellen?

Je hebt het recht report_manage_report nodig om bij Beheer rapporten en dus bij dit blok te komen.