Bexio instellen: OAuth, contacten en facturen
De Bexio-koppeling zet klanten en facturen vanuit i-Reserve door naar Bexio: de klant wordt een contact, de factuur een verkoopfactuur met factuurregels. De koppeling werkt via OAuth2 en is uitgaand — wijzigingen die je in Bexio maakt komen niet terug naar i-Reserve.
Om bij Beheer > Integraties te komen heb je het recht menu_confmod_integrations nodig.
1. Aan de Bexio-kant (eenmalig)
- Registreer een OAuth-app in het Bexio developer-portal en noteer Client ID en Client Secret.
- Zet de redirect-URL die i-Reserve toont op de toegestane lijst van die app.
- De app heeft rechten nodig op contacten (lezen en schrijven), verkoopfacturen (lezen en schrijven) en artikelen; i-Reserve vraagt die rechten zelf aan op het toestemmingsscherm.
- Richt de BTW-tarieven in Bexio in — die heb je nodig voor de mapping in stap 5.
2. Authenticatie-tab
| Veld | Wat in te vullen |
|---|---|
| Client ID | Client-id uit het Bexio developer-portal. Verplicht. |
| Client Secret | Client-secret uit het Bexio developer-portal. Verplicht. |
| Redirect-URL | Wordt door i-Reserve voorgesteld en moet exact zo in de Bexio-app staan. |
Doorloop daarna Stap 1 – vraag toestemming (je wordt naar Bexio gestuurd om de koppeling toe te staan) en Stap 2 – verbinden met Bexio (i-Reserve wisselt de toestemmingscode in voor een access- en refresh-token). Het access-token wordt daarna automatisch ververst. Verloopt de toestemming toch, dan doorloop je stap 1 en 2 opnieuw; je hoeft niets anders opnieuw in te stellen.
3. Details-tab
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Factuurveld / Klantveld | Alleen-lezen. Externe ids worden in een eigen referentietabel bewaard; deze velden tonen alleen nog de oude opslagkolom en verdwijnen in een volgende versie. |
| Klantnummer-prefix | (Optioneel) prefix vóór het contactnummer in Bexio. |
| Klantnummer-lengte | (Optioneel) vult het contactnummer met nullen aan tot deze lengte, bijvoorbeeld 6 → 000123. |
| Factuur definitief maken | Ja = i-Reserve maakt de factuur in Bexio direct definitief. Nee = de factuur blijft een concept in Bexio. |
| E-mail versturen vanuit Bexio | Alleen bij definitief maken: ja = Bexio mailt de factuur naar het e-mailadres van de klant. Nee = je verstuurt zelf. |
4. Velden: welke klantgegevens gaan mee?
Op de veldenkaart van de koppeling bepaal je per Bexio-veld uit welk i-Reserve-veld het gevuld wordt. Standaard gaat mee:
| Bexio | Standaard uit i-Reserve |
|---|---|
| Naam 1 / Naam 2 | Bedrijfsnaam, of achternaam + voornaam — afhankelijk van het contacttype (zie hieronder) |
| Adres | Adres van de klant |
| Postcode / Plaats | Postcode en plaats |
| Land | Land; i-Reserve zoekt het Bexio-land op via de ISO-landcode |
| E-mailadres van de klant | |
| Telefoon vast / mobiel | Vast en mobiel nummer |
| Contactnummer | Het klantnummer, met de prefix en lengte uit de Details-tab. Wordt alleen bij het aanmaken van een contact gezet. |
| Opmerkingen | Vrij veld, standaard leeg |
Naast een gewoon klant- of bedrijfsveld kun je ook een samengestelde waarde kiezen: volledige naam, informele naam, adres of bedrijfsadres.
Contacttype. Hangt er een bedrijf aan de klant, dan maakt i-Reserve in Bexio een bedrijf aan (naam 1 = bedrijfsnaam, naam 2 = achternaam). Zonder bedrijf wordt het een persoon (naam 1 = achternaam, naam 2 = voornaam). Dat is de Bexio-conventie en niet instelbaar.
i-Reserve zoekt een bestaand contact eerst op het opgeslagen Bexio-id. Is dat er niet, of bestaat dat contact niet meer, dan wordt er gezocht op contactnummer. Wordt er niets gevonden, dan maakt i-Reserve een nieuw contact aan.
5. BTW-mapping (verplicht)
- Koppel op de mapping-kaart elk gebruikt i-Reserve BTW-tarief aan een Bexio-belastingcode. i-Reserve haalt de actieve belastingcodes live uit Bexio op, dus je kiest ze uit een lijst.
- Ontbreekt de mapping voor een tarief dat op de factuur staat, dan wordt de factuur niet aangemaakt en meldt i-Reserve dat er geen BTW-code is voor dat tarief.
- De overige mapping-typen (artikel, betaalconditie) worden door de Bexio-koppeling niet gebruikt.
6. Wanneer wordt er gesynchroniseerd?
- Factuur definitief — zodra een factuur in i-Reserve definitief wordt, gaan eerst het contact en daarna de factuur met regels naar Bexio.
- Factuur versturen — staat "e-mail versturen vanuit Bexio" aan, dan verzorgt Bexio de factuurmail bij het definitief maken.
- Handmatig — vanuit het klant- en factuurscherm zet de Bexio-knop de klant of factuur op aanvraag door. Zie Bexio: factuurregels vergelijken en handmatig bijwerken.
Bij een factuur die al in Bexio staat werkt i-Reserve die factuur bij: de bestaande regels worden verwijderd en opnieuw aangemaakt, daarna worden de factuurgegevens bijgewerkt. Bexio accepteert namelijk geen regels bij een wijziging van de factuur zelf.
7. Testen en controleren
- Op het testscherm van de integraties kun je los van een reservering: een klant zoeken, een klant aanmaken of bijwerken, een factuur zoeken, een factuur aanmaken en de BTW-codes ophalen. Je ziet de verstuurde gegevens en het antwoord van Bexio naast elkaar staan — handig om een foutmelding te herleiden.
- Elke aanroep naar Bexio wordt gelogd. Zie Hoe controleer ik wat een integratie heeft gedaan?.
- Achtergrond en vergelijking met de andere boekhoudkoppelingen: Boekhoudkoppelingen: introductie en functionele achtergrond.
8. Activeren & checklist
- ☐ OAuth-app in Bexio gemaakt; Client ID en Client Secret genoteerd; redirect-URL toegestaan.
- ☐ BTW-tarieven in Bexio ingericht.
- ☐ Authenticatie-tab gevuld; stap 1 en stap 2 geslaagd.
- ☐ Details-tab: klantnummer-prefix/-lengte, definitief maken en e-mail bewust ingesteld.
- ☐ BTW-mapping volledig voor alle gebruikte tarieven.
- ☐ Veldenkaart gecontroleerd; contacttype (persoon of bedrijf) klopt met wat je in Bexio verwacht.
- ☐ Testfactuur doorgezet en in Bexio gecontroleerd: contact, regels, aantallen en BTW.
- ☐ Koppeling op actief gezet; rollback bekend (op inactief zetten stopt nieuwe synchronisaties).
BTW-mapping is verplicht: elk gebruikt i-Reserve BTW-tarief moet aan een Bexio-belastingcode gekoppeld zijn, anders wordt de factuur niet aangemaakt.
De koppeling is uitgaand. Wijzig je een contact of factuur in Bexio, dan komt dat niet terug naar i-Reserve; i-Reserve blijft de bron van de factuur.
Zet je "factuur definitief maken" aan, dan is de factuur in Bexio meteen definitief en kun je de regels niet meer bijwerken vanuit i-Reserve. Bij twijfel: eerst als concept doorzetten.
De Bexio-koppeling vereist de module Export/Administratie in de licentie.
