Allgemein

Es sind einige Dinge erforderlich, bevor exportiert werden kann. MwSt.-Codes müssen eingestellt sein, Preise müssen angegeben sein und Hauptbuchkonten müssen mit den Preisregeln verknüpft sein.

Das untenstehende Diagramm zeigt, wie die Hauptbuchkonten durch das System laufen.

Eine Erläuterung zu Obenstehendem: An verschiedenen Stellen in der Konfiguration können standardmäßige Hauptbuchkonten angegeben werden. Diese Konten werden stets zum Beispiel mit den automatischen Preisberechnungen einer Reservierung mitgeführt. An sich ist dies optional. Erst beim endgültigen Erstellen einer Rechnung ist es erforderlich, ein Hauptbuchkonto angegeben zu haben. Es ist jedoch durchaus praktisch, die Hauptbücher auch auf Preisregelebene und Objektebene eingestellt zu haben. Dadurch, dass die Preisregel bereits ein Hauptbuch enthält, erscheint dieses auch auf der Preisberechnung einer Reservierung. Wird dann eine Rechnung aus dieser Reservierung erstellt, erscheint auch dieses Hauptbuchkonto automatisch auf den Rechnungszeilen.

Exportprozess

Der Exportprozess besteht aus mehreren Schritten. Im untenstehenden Diagramm wird eine Übersicht dargestellt.

Um Finanzinformationen einlesen zu können, muss ein Debitor in der Verwaltung erfasst sein. Hierfür dient die Verbindung zwischen Kunden (auch genannt: Mitglieder, Kursteilnehmer, Kontaktpersonen) und dem Buchhaltungssystem. Abhängig von der Anzahl der Mutationen muss dieser Import/Export durchgeführt werden. Es kann auch vorkommen, dass es keine Mutationen gibt, dann kann dieser Schritt übersprungen werden. Der generische Prozess läuft wie folgt ab: In i-Reserve muss ein Filter eingerichtet werden. Dieser Filter zeigt Ergebnisse an. Diese Ergebnisse werden in das Format (xml, Excel, csv) exportiert, welches das Buchhaltungssystem unterstützt. Anschließend wird die Datei in das Buchhaltungssystem importiert.