Hoe factureer ik reserveringen per maand?

De situatie: reserveringen dienen via factuur te worden betaald en het is gewenst om niet per reservering direct een factuur te sturen maar één factuur per maand.
Dit is meestal de situatie als degene die een reservering maakt dit meerdere malen per maand doet. Bijvoorbeeld in het geval van het huren van een vergaderzaal maar dit kan ook het geval zijn bij het boeken van een sportles. Het betreft meestal vaste klanten die niet per keer maar per maand gefactureerd willen krijgen.

Hoe pak je dit aan?

Ten eerste dient er van elke reservering een concept factuur gemaakt te worden. In de basis is er een één op één relatie tussen reservering en concept factuur.
We kunnen dit weer op meerdere manieren bereiken.
1. we zetten de instelling aan "maak een conceptfactuur bij status XX". Zet dan XX op bijvoorbeeld 90 en laat de reserveringen automatisch sluiten. In dit geval wordt een reservering die bijvoorbeeld plaatsvindt op 10 januari om van 12-15 uur gesloten op 10 januari om 15 uur. Bij het sluiten (zet naar status 90) wordt automatisch een conceptfactuur gemaakt.
2. de beheerder maakt aan het eind van de maand in één keer de conceptfacturen aan. Maak een status aan "91-FACTUUR" (of iets dergelijks wat duidelijk is om te herkennen). Zet de instelling "maak een conceptfactuur bij status XX" op 91. Maak een filter aan met alle reserveringen van de afgelopen maand.
Voer nu een bulk actie uit en zet al die facturen naar status 91. Voor alle geselecteerde reserveringen staat er nu een conceptfactuur.

In beide werkwijzes bestaat er nu een lijst met conceptfacturen.

Ten tweede dient de lijst gecomprimeerd te worden per klant. We willen immers dat een klant één factuur krijgt per maand en niet per reservering.
Ga hiervoor naar Factuur > Factuur samenvoegen. Selecteer de optie "Op klant ID".
Een lijst met conceptfacturen verschijnt. Per klant kunnen er één of meerdere facturen verschijnen.
Voer de bulk actie verder uit. Dit kan enkele minuten duren.

Het resultaat van stap 2 is een lijst met conceptfacturen. Alleen nu is er geen 1 op 1 relatie meer met de reserveringen. Maar wel een 1 op 1 met klanten. Althans voor die klanten die actief zijn geweest de afgelopen maand.

We zijn nu klaar voor stap drie. De lijst met conceptfacturen dient nu definitief gemaakt te worden.
Ga hiervoor naar Factuur > Factuur defintief maken.

Het resultaat van stap 3 is dat alle maandfacturen zijn verstuurd waarbij de klant een factuur heeft ontvangen met een overzicht van verschillende reserveringen.

Opmerkingen

• Deze beschrijving gaat uit van een ingerichte factuurmodule. Zorg er eerst voor dat zaken als factuur templates zijn ingericht en, in geval van een boekhoudkoppeling, dat grootboeken zijn opgegeven bij alle prijzen. Check ook dit: hoe controleer ik facturen?
• Dit proces kan aangevuld worden met controles op de reserveringen. Bijvoorbeeld op de catering (optielijst).
• Speciale aandacht kan er ook zijn voor terugkerende reserveringen. Bestaat een reservering uit een wekelijks terugkeerpatroon, dan kan het zijn dat er 4 of 5 regels moeten worden gefactureerd, Dit noemen we deelfacturatie. Kan per reservering worden uitgevoerd of maak detail reserveringen aan. Dan kan alsnog de bescrhijving in dit artikel worden gevolgd.