Hoe stel ik een apart e-mailadres in voor het versturen van facturen?
Ja, dat kan. Naast het e-mailadres in de klantgegevens — het adres waarmee de klant bekend is en waarmee de reserveringsworkflow standaard werkt — kun je in het blok Contactgegevens extra e-mailadressen vastleggen. Per adres geef je met twee vinkjes aan waarvoor het gebruikt wordt: Workflow en Facturatie. Zet je bij een adres alleen het vinkje Facturatie aan, dan gaan de facturen daarheen en blijft de reserveringscorrespondentie naar het primaire adres gaan.
Dat is precies wat je nodig hebt bij een klant die de boeking regelt vanaf het ene adres, maar de factuur op een ander adres wil ontvangen: een crediteurenadministratie, een administratiekantoor, een gedeelde postbus als facturen@, of een ouderadres bij een cursus voor een kind.
Hoe de twee vinkjes werken
- Workflow = ja — het adres wordt gebruikt tijdens de reserveringsworkflow: bevestiging, wijziging, herinnering en annulering.
- Facturatie = ja — het adres wordt gebruikt bij het verzenden van facturen.
De vinkjes staan los van elkaar. Je kunt ze allebei aanzetten (dan krijgt dit adres alles), één van de twee, of geen van beide — dan staat het adres er puur als naslag, bijvoorbeeld het mobiele nummer van een contactpersoon.
Je kunt meerdere contactregels per klant vastleggen, en dus ook meerdere e-mailadressen naast elkaar. Zet je bij twee adressen het vinkje Facturatie aan, dan ontvangen ze allebei de factuur. Zo regel je bijvoorbeeld dat de boekende contactpersoon een kopie krijgt van wat naar de administratie gaat.
Dezelfde werkwijze geldt voor een bedrijf: ook daar leg je e-mailadressen vast in het blok Contactgegevens, met dezelfde twee vinkjes. Zie Blok Contactgegevens bedrijf.
Voorwaarden
- Je hebt het recht action_customer_add_contact om een contactregel toe te voegen en action_customer_edit_contact om een bestaande regel aan te passen.
- In het blok Financiële gegevens van de klant staat de factuurverzending op E-mail. Staat die op 'Niet verzenden', dan wordt er überhaupt geen factuur gemaild — ook niet naar een adres met het vinkje Facturatie. Dit veld pas je aan met het recht action_customer_changefinancial.
Stap 1: open het blok Contactgegevens
Ga naar het dashboard van de klant en zoek het blok Contactgegevens. Je ziet een overzicht met de kolommen type, detail, omschrijving, workflow en facturatie. In de kolommen Workflow en Facturatie zie je in één oogopslag welk adres waarvoor gebruikt wordt.
Stap 2: voeg het facturatieadres toe
- Klik op Contact toevoegen.
- Kies als type het e-mailadres en vul bij detail het adres in, bijvoorbeeld facturen@klantbedrijf.nl.
- Vul bij omschrijving in waar dit adres voor is, bijvoorbeeld 'Crediteurenadministratie'. Die omschrijving is voor je collega's het enige wat later nog verklaart waarom dit adres er staat — sla hem niet over.
- Zet het vinkje Facturatie aan.
- Laat het vinkje Workflow uit. Zet je hem ook aan, dan krijgt de crediteurenadministratie ook alle bevestigings- en herinneringsmails van de reservering.
- Sla de regel op.
Stap 3: controleer het primaire adres
Controleer in het overzicht dat er precies één regel met een vinkje bij Facturatie staat (of meer, als je bewust een kopie wilt sturen) en dat het adres voor de reserveringsworkflow ongewijzigd is. Een veelgemaakte fout is het bestaande adres omzetten in plaats van er een regel bij te maken: dan verhuist ook de workflowcorrespondentie mee.
Stap 4: controleer het resultaat
Verstuur een factuur voor deze klant en kijk daarna in het e-mailoverzicht van de klant naar welk adres hij is gegaan. Zie Hoe zie ik welke e-mails er naar een klant verstuurd zijn?
Werk je met bedrijven?
Staat de factuurverzending bij de klant op 'Niet verzenden' en is de factuur gekoppeld aan een bedrijf, dan wordt de instelling van het bedrijf gebruikt. Leg het facturatieadres dan vast bij het bedrijf in plaats van bij de klant. Zie Hoe zorg ik ervoor dat een factuur alleen naar een bedrijf wordt verzonden?
Een volledige beschrijving van het blok vind je op Blok Contactgegevens klant.
