Wie richte ich eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand ein?

Ja, das ist möglich. Neben der E-Mail-Adresse in den Kundendaten — der Adresse, unter der der Kunde bekannt ist und mit der der Reservierungsworkflow standardmäßig arbeitet — können Sie im Block Kontaktdaten weitere E-Mail-Adressen hinterlegen. Pro Adresse legen Sie mit zwei Häkchen fest, wofür sie verwendet wird: Workflow und Fakturierung. Setzen Sie bei einer Adresse nur das Häkchen Fakturierung, gehen die Rechnungen dorthin, während die Reservierungskorrespondenz weiterhin an die primäre Adresse geht.

Genau das brauchen Sie bei einem Kunden, der die Buchung von der einen Adresse aus regelt, die Rechnung aber an einer anderen Adresse erhalten möchte: eine Kreditorenbuchhaltung, ein Steuerbüro, ein gemeinsames Postfach wie rechnungen@ oder die Adresse der Eltern bei einem Kurs für ein Kind.

So wirken die beiden Häkchen

• Workflow = ja — die Adresse wird während des Reservierungsworkflows verwendet: Bestätigung, Änderung, Erinnerung und Stornierung.
• Fakturierung = ja — die Adresse wird beim Versand von Rechnungen verwendet.

Die Häkchen sind voneinander unabhängig. Sie können beide setzen (dann erhält diese Adresse alles), eines von beiden oder keines — dann steht die Adresse rein zur Information dort, zum Beispiel die Mobilnummer einer Kontaktperson.

Sie können mehrere Kontaktzeilen pro Kunde hinterlegen und damit auch mehrere E-Mail-Adressen nebeneinander. Setzen Sie bei zwei Adressen das Häkchen Fakturierung, erhalten beide die Rechnung. So sorgen Sie zum Beispiel dafür, dass die buchende Kontaktperson eine Kopie dessen erhält, was an die Buchhaltung geht.

Dieselbe Vorgehensweise gilt für ein Firma: Auch dort hinterlegen Sie E-Mail-Adressen im Block Kontaktdaten, mit denselben zwei Häkchen. Siehe Block Kontaktdaten Firma.

Voraussetzungen

• Sie haben die Berechtigung action_customer_add_contact, um eine Kontaktzeile hinzuzufügen, und action_customer_edit_contact, um eine bestehende Zeile zu ändern.
• Im Block Finanzdaten des Kunden steht der Rechnungsversand auf E-Mail. Steht er auf 'Nicht versenden', wird überhaupt keine Rechnung per E-Mail verschickt — auch nicht an eine Adresse mit dem Häkchen Fakturierung. Dieses Feld ändern Sie mit der Berechtigung action_customer_changefinancial.

Schritt 1: Block Kontaktdaten öffnen

Gehen Sie zum Dashboard des Kunden und suchen Sie den Block Kontaktdaten. Sie sehen eine Übersicht mit den Spalten Typ, Detail, Beschreibung, Workflow und Fakturierung. In den Spalten Workflow und Fakturierung sehen Sie auf einen Blick, welche Adresse wofür verwendet wird.

Schritt 2: Rechnungsadresse hinzufügen

1. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen.
2. Wählen Sie als Typ die E-Mail-Adresse und tragen Sie unter Detail die Adresse ein, zum Beispiel rechnungen@kundenfirma.de.
3. Tragen Sie unter Beschreibung ein, wofür diese Adresse gedacht ist, zum Beispiel 'Kreditorenbuchhaltung'. Für Ihre Kolleginnen und Kollegen ist diese Beschreibung später das Einzige, was erklärt, warum diese Adresse dort steht — überspringen Sie sie nicht.
4. Setzen Sie das Häkchen Fakturierung.
5. Lassen Sie das Häkchen Workflow leer. Setzen Sie es ebenfalls, erhält die Kreditorenbuchhaltung auch alle Bestätigungs- und Erinnerungsmails der Reservierung.
6. Speichern Sie die Zeile.

Schritt 3: Primäre Adresse prüfen

Prüfen Sie in der Übersicht, dass genau eine Zeile ein Häkchen bei Fakturierung hat (oder mehr, wenn Sie bewusst eine Kopie senden möchten) und dass die Adresse für den Reservierungsworkflow unverändert ist. Ein häufiger Fehler ist, die bestehende Adresse umzustellen, statt eine Zeile hinzuzufügen: Dann zieht die Workflow-Korrespondenz mit um.

Schritt 4: Ergebnis kontrollieren

Versenden Sie eine Rechnung für diesen Kunden und sehen Sie anschließend in der E-Mail-Übersicht des Kunden nach, an welche Adresse sie gegangen ist. Siehe Wie sehe ich, welche E-Mails an einen Kunden gesendet wurden?

Arbeiten Sie mit Firmen?

Steht der Rechnungsversand beim Kunden auf 'Nicht versenden' und ist die Rechnung mit einer Firma verknüpft, wird die Einstellung der Firma verwendet. Hinterlegen Sie die Rechnungsadresse dann bei der Firma statt beim Kunden. Siehe Wie sorge ich dafür, dass eine Rechnung nur an eine Firma gesendet wird?

Eine vollständige Beschreibung des Blocks finden Sie auf Block Kontaktdaten Kunde.