Hoe voeg ik klanten samen?

Soms bestaat dezelfde klant twee keer in het systeem, bijvoorbeeld door een dubbele inschrijving. Met Klanten samenvoegen combineer je twee klantkaarten tot één. Hiervoor heb je het recht action_customer_merge nodig.

Doel- en bronklant

De klant van wie je het samenvoegen start, is de doelklant – die blijft bestaan. De klant die je daarna opzoekt, is de bronklant: die wordt na het samenvoegen definitief verwijderd. Kies dus bewust welke van de twee je behoudt.

Stappen

1. Open de klant die je wilt behouden en klik in het actieblok op Klanten samenvoegen.
2. Zoek de bronklant op – de dubbele kaart die je wilt opheffen.
3. Je krijgt een vergelijkingsscherm. Per veld zie je links de waarde van de doelklant en rechts die van de bronklant, elk met een vinkje. Vink een bronwaarde aan om die op de doelklant over te nemen; alle niet-aangevinkte velden houden de waarde van de doelklant.
4. Onder de velden staat een overzichtstabel met de aantallen gekoppelde gegevens (reserveringen, contacten, facturen, orders, abonnementen, bedrijven, cadeaubonnen en knipkaarten) voor de doel- én de bronklant, zodat je ziet wat er wordt samengevoegd.
5. Controleer de keuzes en bevestig. Het samenvoegen wordt direct uitgevoerd.

Wat wordt er meegenomen?

De volgende gekoppelde gegevens worden van de bronklant naar de doelklant overgezet:

• Reserveringen, facturen (inclusief factuurregels) en betalingen;
• CRM-orders, abonnementen en bedrijfskoppelingen;
• Het verbruik en aanvullend verbruik van de klant;
• Cadeaubonnen en knipkaarten – alleen als die modules actief zijn;
• Koppelingen naar gesprekken, taken, enquête-inzendingen, e-mails en conversaties;
• Contactgegevens, behalve contacten die de doelklant al heeft (zelfde type en waarde): die dubbele contacten worden niet overgezet.

Let op

• Het samenvoegen kan niet ongedaan worden gemaakt.
• De bronklant wordt definitief verwijderd.
• De aan de bronklant gekoppelde login-gebruiker wordt verwijderd, niet overgezet. Alleen de gebruiker van de doelklant blijft bestaan.
• Cadeaubonnen of knipkaarten worden alleen meegenomen als de bijbehorende module actief is; is dat niet zo, dan gaan die gegevens met de bronklant verloren.

Wil je een dubbele klant niet samenvoegen maar wel bewaren? Zet de klant dan op inactief in plaats van hem te verwijderen.