Die Auftragsbibliothek: Standardangebote wiederverwenden

In der Auftragsbibliothek bewahren Sie vollständige Aufträge als Vorlage auf: Ihr Standardangebot, eine Tagungspauschale, einen Lizenzvertrag. Einen neuen Auftrag erstellen Sie danach mit wenigen Klicks, mit allen Blöcken und Zeilen bereits darin.

Wie funktioniert die Bibliothek?

Eine Vorlage in der Bibliothek ist ein gewöhnlicher Auftrag mit dem Status Bibliothek. Es gibt also keinen eigenen Bildschirm, um Vorlagen anzulegen: Sie erstellen einen Auftrag wie immer und geben ihm diesen Status. Das Menü Auftrag > Auftrag Bibliothek zeigt alle Aufträge mit diesem Status. Dafür benötigen Sie das Recht menu_order_library.

Eine Vorlage anlegen

1. Gehen Sie zu Auftrag > Neue Auftrag.
2. Geben Sie dem Auftrag eine klare Beschreibung, zum Beispiel Vorlage Tagungspauschale ganzer Tag. Verknüpfen Sie keinen Kunden.
3. Fügen Sie die Blöcke und Zeilen hinzu, am besten mit Produkten. Schreiben Sie die feste Erläuterung in die Memos der Blöcke und Zeilen.
4. Setzen Sie den Status im Hauptblock des Auftrags auf Bibliothek.

Ein Auftrag in der Bibliothek hat keinen Block Auftragsausgabe: Aus einer Vorlage erstellen Sie keine Dokumente.

Einen Auftrag aus der Bibliothek erstellen

1. Klicken Sie in der Auftragsübersicht auf das +, oder wählen Sie bei einem Kunden oder einer Firma die Aktion, um einen Auftrag aus der Bibliothek hinzuzufügen.
2. Das Fenster Auftrag aus Bibliothek hinzufügen öffnet sich. Wählen Sie die Vorlage, das Datum, eine Beschreibung und den Kunden oder die Firma.
3. Speichern Sie. i-Reserve kopiert alle Blöcke und Zeilen in einen neuen Auftrag mit dem Status Konzept und einer neuen Auftragsnummer und öffnet diesen Auftrag.
4. Passen Sie Anzahlen, Daten und Preise für diesen Kunden an.

Ist die Bibliothek noch leer, sehen Sie: Es gibt noch keine Vorlagen in der Bibliothek. Geben Sie einem Auftrag den Status "Bibliothek", damit er hier verfügbar wird.

Gut zu wissen

• Sie kopieren immer einen ganzen Auftrag. Einzelne Blöcke aus der Bibliothek zu einem bestehenden Auftrag hinzuzufügen, ist nicht möglich. Für einzelne Zeilen verwenden Sie Produkte.
• Ändern Sie die Vorlage später, ändern sich bereits daraus erstellte Aufträge nicht mit.
• Auch einen gewöhnlichen Auftrag können Sie mit der Aktion Kopie (Recht action_order_copyorder) kopieren, zum Beispiel für einen Kunden, der jedes Jahr wiederkommt.
• Eine Vorlage kann auch die Grundlage für Dokumente sein, die Sie unterschreiben lassen, etwa ein Vertrag mit SEPA-Mandat. Siehe Dokumente mit Box Sign unterschreiben lassen.