De orderbibliotheek: standaardoffertes hergebruiken

In de orderbibliotheek bewaar je complete orders als sjabloon: je standaardofferte, een vergaderarrangement, een licentieovereenkomst. Een nieuwe order maak je daarna in een paar klikken, met alle blokken en regels er al in.

Hoe werkt de bibliotheek?

Een sjabloon in de bibliotheek is een gewone order met de status bibliotheek. Er is dus geen apart scherm om sjablonen te maken: je bouwt een order zoals je altijd doet en geeft hem die status. Het menu Order > Order bibliotheek toont alle orders met deze status. Daarvoor heb je het recht menu_order_library nodig.

Een sjabloon maken

1. Ga naar Order > Nieuwe order.
2. Geef de order een duidelijke omschrijving, bijvoorbeeld Sjabloon vergaderarrangement hele dag. Koppel geen klant.
3. Voeg de blokken en regels toe, bij voorkeur met producten. Zet de vaste uitleg in de memo's van de blokken en regels.
4. Zet de status in het hoofdblok van de order op bibliotheek.

Een order in de bibliotheek heeft geen blok Order uitvoer: van een sjabloon maak je geen documenten.

Een order maken vanuit de bibliotheek

1. Klik op de + in het orderoverzicht, of kies bij een klant of bedrijf de actie om een order uit de bibliotheek toe te voegen.
2. Het venster Order uit bibliotheek toevoegen opent. Kies het Sjabloon, de Datum, een Beschrijving en de klant of het bedrijf.
3. Sla op. i-Reserve kopieert alle blokken en regels naar een nieuwe order met de status concept en een nieuw ordernummer, en opent die order.
4. Pas aantallen, datums en prijzen aan voor deze klant.

Staat de bibliotheek nog leeg, dan zie je: Er zijn nog geen sjablonen in de bibliotheek. Geef een order de status "bibliotheek" om hem hier beschikbaar te maken.

Goed om te weten

• Je kopieert altijd een hele order. Losse blokken uit de bibliotheek toevoegen aan een bestaande order kan niet. Voor losse regels gebruik je producten.
• Pas je het sjabloon later aan, dan veranderen orders die je er al van hebt gemaakt niet mee.
• Ook een gewone order kun je kopiëren met de actie Kopieer (recht action_order_copyorder), bijvoorbeeld voor een klant die elk jaar terugkomt.
• Een sjabloon kan ook de basis zijn voor documenten die je laat ondertekenen, zoals een contract met SEPA-machtiging. Zie Documenten laten ondertekenen met Box Sign.