Dokumente mit Box Sign unterschreiben lassen
Mit der Integration mit Box lassen Sie einen Kunden Dokumente eines Auftrags digital mit Box Sign unterschreiben, zum Beispiel einen Vertrag und ein SEPA-Mandat gleichzeitig. Nach der Unterzeichnung werden die unterschriebenen PDFs und das Unterzeichnungsprotokoll automatisch beim Auftrag gespeichert und der Auftragsstatus ändert sich.
Was benötigen Sie?
- Das Auftragsmodul und mindestens eine Auftragsvorlage für das zu unterschreibende Dokument.
- Ein Box-Konto mit Box Sign und eine eingerichtete Box-Integration in i-Reserve. Die technische Einrichtung steht in Box.com-Integrationsschritte und Box.com-Implementierungscheckliste. Möchten Sie, dass wir dies für Sie einrichten? Dann wenden Sie sich an unser Support-Team.
- Einen Kunden mit E-Mail-Adresse, der mit dem Auftrag verknüpft ist.
Die Einstellungen der Box-Integration
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Bestellvorlagen | Die Vorlagen, die versendet werden, wenn Sie den Auftrag auf Unterschrift angefordert setzen. |
| Vorlagen für manuellen Versand | Die Vorlagen, die Sie mit der Schaltfläche Dokumente zur Unterzeichnung senden wählen können. Lassen Sie dies leer, sehen Sie alle Auftragsvorlagen. |
| Unterschriebenes Dokument senden an | Eine E-Mail-Adresse, zum Beispiel Ihrer Buchhaltung, die eine Kopie der unterschriebenen Dokumente erhält. |
| Redirect url | Die Seite, auf die der Kunde nach der Unterzeichnung gelangt, zum Beispiel eine Dankesseite auf Ihrer Website. |
| Box-Feld (externe ID) | Ein Auftragsfeld, in dem die Nummer der Unterzeichnungsanfrage gespeichert wird. |
| Ordnername | Der Ordner in Box, in den die Dokumente abgelegt werden. |
Möglichkeit 1: mit der Schaltfläche
- Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie im Aktionsblock auf Dokumente zur Unterzeichnung senden.
- Wählen Sie bei Dokumente eine oder mehrere Vorlagen, zum Beispiel einen Vertrag und ein SEPA-Mandat.
- Bei Unterzeichner ist der Kunde bereits ausgewählt. Sie können Kontaktpersonen des Kunden oder der Firma hinzufügen, oder mit Unterzeichner hinzufügen eine andere Person.
- Füllen Sie Betreff und Nachricht der E-Mail aus, die die Unterzeichner von Box erhalten. Lassen Sie sie leer, sendet Box einen englischen Standardtext.
- Klicken Sie auf An Box senden.
Möglichkeit 2: mit dem Auftragsstatus
Setzen Sie den Status des Auftrags auf Unterschrift angefordert. i-Reserve erstellt dann aus jeder Vorlage unter Bestellvorlagen ein Dokument, speichert es beim Auftrag und sendet alles in einer Unterzeichnungsanfrage an den Kunden. Praktisch, wenn Sie immer dieselben Dokumente unterschreiben lassen.
Nach der Unterzeichnung
| Der Kunde… | Auftragsstatus | Was passiert |
|---|---|---|
| unterschreibt | Unterschrieben | Die unterschriebenen PDFs (…_signed.pdf) und das Unterzeichnungsprotokoll werden als Dokumente beim Auftrag gespeichert. |
| lehnt ab | Abgelehnt | Nehmen Sie Kontakt mit dem Kunden auf, passen Sie den Auftrag an und senden Sie erneut. |
| unterschreibt nicht rechtzeitig | Abgelaufen | Senden Sie die Anfrage erneut. |
Kommt die Nachricht von Box nicht an, prüft i-Reserve nach einer Stunde selbst den Stand der Aufträge, die auf Unterschrift angefordert stehen.
Die Vorlage für die Unterzeichnung vorbereiten
Box Sign setzt die Unterschrift an die Stelle eines Text-Tags im Dokument. Setzen Sie in Ihrer Vorlage zum Beispiel [[s|1]] dorthin, wo die Unterschrift des ersten Unterzeichners stehen soll, und [[d|1]] für das Datum. Färben Sie die Tags weiß, wenn sie nicht sichtbar sein sollen. Die genaue Schreibweise finden Sie in der Box-Dokumentation zu Text Tags.
Bibliothek und Unterzeichnung zusammen
Verkaufen Sie immer denselben Vertrag? Halten Sie ihn als Vorlage in der Auftragsbibliothek fest. Ein neuer Kunde erhält dann in drei Schritten einen Vertrag: Auftrag aus der Bibliothek, Zeilen anpassen, Status auf Unterschrift angefordert.
Den technischen Hintergrund der Integration finden Sie in Box.com-Integration: Methode und funktionaler Hintergrund.
