Eine Auftragsvorlage erstellen: Angebot, Vertrag, Vereinbarung oder SEPA-Mandat

Das Dokument, das Sie aus einem Auftrag erstellen, etwa ein Angebot, ein Vertrag, eine Vereinbarung oder ein SEPA-Mandat, basiert auf einer Auftragsvorlage. Sie erstellen die Vorlage einmal in Ihrem eigenen Corporate Design und verwenden sie dann für jeden Auftrag.

Wo erstellen Sie eine Auftragsvorlage?

1. Gehen Sie zu Konfiguration > Vorlagen. Dafür benötigen Sie das Recht menu_config_templates.
2. Legen Sie eine neue Vorlage vom Typ pdf mit dem Kontext order an. Vorlagen mit dem Kontext allgemein können bei einem Auftrag ebenfalls gewählt werden.
3. Geben Sie der Vorlage einen klaren Namen, zum Beispiel Angebot, Vertrag oder SEPA-Mandat. Diesen Namen können Sie mit {TEMPLATE} im Dateinamen verwenden, siehe Auftragseinstellungen.
4. Erstellen Sie pro Sprache eine Version, wenn Sie Kunden in mehreren Sprachen haben. Bei einem Auftrag sehen Sie die Vorlagen in der Sprache des Kunden.

Mehr über Vorlagen im Allgemeinen: Was sind Vorlagen? und Wie erstelle ich eine neue Vorlage?.

Welche Daten können Sie verwenden?

Blöcke und Zeilen sind zwei ineinander verschachtelte Schleifen: <!-- BEGIN orderblocks --> wiederholt sich pro Block und darin <!-- BEGIN detail --> pro Zeile. Die Summenzeile eines Blocks verwenden Sie außerhalb der detail-Schleife, mit {orderblocks.TOTAL_…}.

Beispiel: Angebot

Ein einfaches Angebot mit einer Tabelle der Zeilen pro Block und einer Summe. Ergänzen Sie Ihr eigenes Logo, Ihre Farben und Bedingungen.

<h1>Angebot {ORDER_NUMBER}</h1>
<p>{COMP_NAME}<br>
z. Hd. {INITIALS} {PREFIX} {LASTNAME}<br>
{ADDRESS1} {HOUSENUM}{HOUSENUMEXT}<br>
{POSTAL} {CITY}</p>

<p>Datum: {ORDER_DATE}<br>
Betreff: {ORDER_DESC}</p>

<p>{ORDER_MEMO}</p>

<!-- BEGIN orderblocks -->
<h2>{orderblocks.BLOCK_DESCRIPTION}</h2>
<p>{orderblocks.BLOCK_MEMO}</p>
<table style="width:100%">
  <tr><th>Beschreibung</th><th>Anzahl</th><th>Preis</th><th>Betrag</th></tr>
  <!-- BEGIN detail -->
  <tr>
    <td>{orderblocks.detail.DESCRIPTION}<br><small>{orderblocks.detail.MEMO}</small></td>
    <td>{orderblocks.detail.NUMBER_OF_PLACES} {orderblocks.detail.UNIT}</td>
    <td>{orderblocks.detail.PRICE}</td>
    <td>{orderblocks.detail.SUBTOTAL}</td>
  </tr>
  <!-- END detail -->
  <tr><td colspan="3"><strong>{orderblocks.TOTAL_DESCRIPTION}</strong></td><td><strong>{orderblocks.TOTAL_TOTAL}</strong></td></tr>
</table>
<!-- END orderblocks -->

<p><strong>Gesamt: {ORDER_CURRENCY} {ORDER_PRICE}</strong></p>
<p>Dieses Angebot ist 30 Tage gültig.</p>

Beispiel: SEPA-Lastschriftmandat

Ein Mandat ist überwiegend fester Text, ergänzt um die Daten des Kunden. Die IBAN steht hier im Auftragsfeld 1 ({ORD_CUSTOM01}). Ersetzen Sie den Text zwischen [ ] durch Ihre eigenen Daten. Lassen Sie das Mandat digital unterschreiben, siehe Dokumente mit Box Sign unterschreiben lassen.

<h1>SEPA-Lastschriftmandat (wiederkehrend)</h1>
<table style="width:100%">
  <tr><td>Name des Zahlungsempfängers</td><td>[Name Ihrer Organisation]</td></tr>
  <tr><td>Gläubiger-Identifikationsnummer</td><td>[Ihre Gläubiger-ID, zum Beispiel DE00ZZZ00000000000]</td></tr>
  <tr><td>Mandatsreferenz</td><td>{ORDER_NUMBER}</td></tr>
</table>

<p>Ich ermächtige [Name Ihrer Organisation], Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift
einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name Ihrer Organisation]
auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.</p>

<table style="width:100%">
  <tr><td>Name</td><td>{INITIALS} {PREFIX} {LASTNAME}</td></tr>
  <tr><td>Firma</td><td>{COMP_NAME}</td></tr>
  <tr><td>Adresse</td><td>{ADDRESS1} {HOUSENUM}{HOUSENUMEXT}, {POSTAL} {CITY}</td></tr>
  <tr><td>IBAN</td><td>{ORD_CUSTOM01}</td></tr>
  <tr><td>Ort und Datum</td><td>{CITY}, {ORDER_DATE}</td></tr>
  <tr><td>Unterschrift</td><td>&nbsp;</td></tr>
</table>

Vertrag oder Vereinbarung

Einen Vertrag oder eine Vereinbarung bauen Sie auf dieselbe Weise auf: feste Paragrafen als Text in der Vorlage, die Absprachen mit diesem Kunden aus dem Auftrag (Blöcke, Zeilen, Memos und Auftragsfelder) und unten Platz für die Unterschriften. Einen Vertrag und ein SEPA-Mandat können Sie als zwei getrennte Vorlagen nebeneinander beim selben Auftrag verwenden.

Testen

Legen Sie einen Testauftrag mit einigen Blöcken, Zeilen mit Memo und einem Kunden mit vollständiger Adresse an. Fügen Sie im Block Auftragsausgabe Ihre Vorlage hinzu und wählen Sie Generieren und Vorschau. Wiederholen Sie das, bis das Dokument stimmt. Siehe Ein ansprechendes Angebot erstellen.

Möchten Sie, dass wir Ihre Vorlage in Ihrem Corporate Design erstellen? Dann wenden Sie sich an unser Support-Team.