Een ordertemplate maken: offerte, contract, overeenkomst of SEPA-machtiging

Het document dat je van een order maakt, zoals een offerte, contract, overeenkomst of SEPA-machtiging, is gebaseerd op een ordertemplate. Je maakt de template één keer, in je eigen huisstijl, en gebruikt hem daarna voor elke order.

Waar maak je een ordertemplate?

1. Ga naar Configuratie > Templates. Je hebt hiervoor het recht menu_config_templates nodig.
2. Maak een nieuwe template met het type pdf en de context order. Templates met de context algemeen zijn ook te kiezen bij een order.
3. Geef de template een duidelijke naam, zoals Offerte, Contract of SEPA-machtiging. Die naam kun je in de bestandsnaam gebruiken met {TEMPLATE}, zie Orderinstellingen.
4. Maak per taal een versie als je klanten in meerdere talen hebt. Bij een order zie je de templates in de taal van de klant.

Meer over templates in het algemeen: Wat zijn templates? en Hoe maak ik een nieuwe template aan?.

Welke gegevens kun je gebruiken?

Blokken en regels zijn twee lussen in elkaar: <!-- BEGIN orderblocks --> herhaalt per blok, en daarbinnen <!-- BEGIN detail --> per regel. De totaalregel van een blok gebruik je buiten de detail-lus, met {orderblocks.TOTAL_…}.

Voorbeeld: offerte

Een eenvoudige offerte met per blok een tabel met regels en een totaal. Voeg je eigen logo, kleuren en voorwaarden toe.

<h1>Offerte {ORDER_NUMBER}</h1>
<p>{COMP_NAME}<br>
t.a.v. {INITIALS} {PREFIX} {LASTNAME}<br>
{ADDRESS1} {HOUSENUM}{HOUSENUMEXT}<br>
{POSTAL} {CITY}</p>

<p>Datum: {ORDER_DATE}<br>
Betreft: {ORDER_DESC}</p>

<p>{ORDER_MEMO}</p>

<!-- BEGIN orderblocks -->
<h2>{orderblocks.BLOCK_DESCRIPTION}</h2>
<p>{orderblocks.BLOCK_MEMO}</p>
<table style="width:100%">
  <tr><th>Omschrijving</th><th>Aantal</th><th>Prijs</th><th>Bedrag</th></tr>
  <!-- BEGIN detail -->
  <tr>
    <td>{orderblocks.detail.DESCRIPTION}<br><small>{orderblocks.detail.MEMO}</small></td>
    <td>{orderblocks.detail.NUMBER_OF_PLACES} {orderblocks.detail.UNIT}</td>
    <td>{orderblocks.detail.PRICE}</td>
    <td>{orderblocks.detail.SUBTOTAL}</td>
  </tr>
  <!-- END detail -->
  <tr><td colspan="3"><strong>{orderblocks.TOTAL_DESCRIPTION}</strong></td><td><strong>{orderblocks.TOTAL_TOTAL}</strong></td></tr>
</table>
<!-- END orderblocks -->

<p><strong>Totaal: {ORDER_CURRENCY} {ORDER_PRICE}</strong></p>
<p>Deze offerte is 30 dagen geldig.</p>

Voorbeeld: SEPA-machtiging

Een machtiging is vooral vaste tekst, aangevuld met de gegevens van de klant. Het IBAN staat hier in order veld 1 ({ORD_CUSTOM01}). Vervang de tekst tussen [ ] door je eigen gegevens. Laat je de machtiging digitaal tekenen, zie dan Documenten laten ondertekenen met Box Sign.

<h1>Doorlopende SEPA-machtiging</h1>
<table style="width:100%">
  <tr><td>Naam incassant</td><td>[naam van je organisatie]</td></tr>
  <tr><td>Incassant ID</td><td>[jouw incassant-ID, bijvoorbeeld NL00ZZZ000000000000]</td></tr>
  <tr><td>Kenmerk machtiging</td><td>{ORDER_NUMBER}</td></tr>
</table>

<p>Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan [naam van je organisatie]
om doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening
af te schrijven en aan uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven
overeenkomstig de opdracht van [naam van je organisatie].</p>

<table style="width:100%">
  <tr><td>Naam</td><td>{INITIALS} {PREFIX} {LASTNAME}</td></tr>
  <tr><td>Bedrijf</td><td>{COMP_NAME}</td></tr>
  <tr><td>Adres</td><td>{ADDRESS1} {HOUSENUM}{HOUSENUMEXT}, {POSTAL} {CITY}</td></tr>
  <tr><td>IBAN</td><td>{ORD_CUSTOM01}</td></tr>
  <tr><td>Plaats en datum</td><td>{CITY}, {ORDER_DATE}</td></tr>
  <tr><td>Handtekening</td><td>&nbsp;</td></tr>
</table>

Contract of overeenkomst

Een contract of overeenkomst bouw je op dezelfde manier: vaste artikelen als tekst in de template, de afspraken van deze klant uit de order (blokken, regels, memo's en order velden), en onderaan ruimte voor de handtekeningen. Een contract en een SEPA-machtiging kun je als twee aparte templates naast elkaar gebruiken bij dezelfde order.

Testen

Maak een testorder met een paar blokken, regels met memo en een klant met een volledig adres. Voeg in het blok Order uitvoer je template toe en kies Genereer en bekijk een voorbeeld. Herhaal tot het document klopt. Zie Een mooie offerte maken.

Wil je dat wij je template in je huisstijl maken? Neem contact op met ons support team.