Documenten laten ondertekenen met Box Sign
Met de koppeling met Box laat je een klant documenten van een order digitaal ondertekenen met Box Sign, bijvoorbeeld een contract en een SEPA-machtiging tegelijk. Na ondertekening komen de getekende pdf's en het ondertekeningslog vanzelf bij de order te staan en verandert de orderstatus.
Wat heb je nodig?
- De ordermodule en ten minste één ordertemplate voor het document dat getekend moet worden.
- Een Box-account met Box Sign en een ingerichte Box-koppeling in i-Reserve. De technische inrichting staat in Box.com-integratie stappen en Box.com-implementatie checklist. Wil je dat wij dit voor je inrichten? Neem contact op met ons support team.
- Een klant met een e-mailadres, gekoppeld aan de order.
De instellingen van de Box-koppeling
| Instelling | Wat doet het |
|---|---|
| Besteltemplates | De templates die worden meegestuurd als je de order op Ondertekening gestart zet. |
| Templates voor handmatig versturen | De templates die je kunt kiezen met de knop Documenten ter ondertekening versturen. Laat je dit leeg, dan zie je alle ordertemplates. |
| Stuur ondertekend document naar | Een e-mailadres, bijvoorbeeld van je administratie, dat een kopie krijgt van de getekende documenten. |
| Redirect url | De pagina waar de klant na het tekenen naartoe gaat, bijvoorbeeld een bedankpagina op je website. |
| Box veld (externe ID) | Een order veld waarin het nummer van het tekenverzoek wordt bewaard. |
| Mapnaam | De map in Box waarin de documenten komen. |
Manier 1: met de knop
- Open de order en klik in het actieblok op Documenten ter ondertekening versturen.
- Kies bij Documenten één of meer templates, bijvoorbeeld een contract en een SEPA-machtiging.
- Bij Ondertekenaars staat de klant al geselecteerd. Je kunt contactpersonen van de klant of het bedrijf toevoegen, of met Ondertekenaar toevoegen iemand anders.
- Vul het Onderwerp en Bericht in van de e-mail die de ondertekenaars van Box krijgen. Laat je ze leeg, dan stuurt Box een standaard Engelse tekst.
- Klik op Versturen naar Box.
Manier 2: met de orderstatus
Zet de status van de order op Ondertekening gestart. i-Reserve maakt dan van elke template bij Besteltemplates een document, slaat het op bij de order en stuurt alles in één tekenverzoek naar de klant. Handig als je altijd dezelfde documenten laat tekenen.
Na het tekenen
| De klant… | Orderstatus | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| tekent | Ondertekend | De getekende pdf's (…_signed.pdf) en het ondertekeningslog worden als documenten bij de order opgeslagen. |
| weigert | Ondertekening Geweigerd | Neem contact op met de klant, pas de order aan en verstuur opnieuw. |
| tekent niet op tijd | Ondertekening Verlopen | Verstuur het verzoek opnieuw. |
Komt het bericht van Box niet aan, dan controleert i-Reserve na een uur zelf nog eens de stand van orders die op Ondertekening gestart staan.
De template geschikt maken voor ondertekenen
Box Sign zet de handtekening op de plek van een tekstlabel in het document. Zet in je template bijvoorbeeld [[s|1]] waar de handtekening van de eerste ondertekenaar moet komen en [[d|1]] voor de datum. Maak de labels wit als je ze niet zichtbaar wilt hebben. De precieze notatie staat in de documentatie van Box over text tags.
Bibliotheek en ondertekenen samen
Verkoop je steeds hetzelfde contract? Leg het vast als sjabloon in de orderbibliotheek. Een nieuwe klant krijgt dan in drie stappen een contract: order uit de bibliotheek, regels aanpassen, status op Ondertekening gestart.
De technische achtergrond van de koppeling staat in Box.com-koppeling: methode en functionele achtergrond.
