Producten en categorieën opzetten
Producten zijn kant-en-klare orderregels. Je stelt ze één keer in en zet ze daarna met één klik in een order, met de juiste omschrijving, prijs, eenheid en btw. Dat scheelt typwerk en voorkomt fouten in prijzen.
Voorbeelden
- Een vergaderlocatie: Zaalhuur Parijs per dagdeel, Vergaderarrangement hele dag p.p., Lunchbuffet p.p., Beamer
- Een activiteitenaanbieder: Teambuilding 2 uur p.p., Begeleider per uur, Borrelarrangement
- Een softwareleverancier: Licentie per maand, Implementatie per uur
Stap 1: eenheden
Zet eerst de eenheden klaar die je wilt gebruiken, zoals persoon/personen, dagdeel/dagdelen of uur/uren. Zie Beheren eenheden. Bij aantal 1 toont de order de enkelvoudsvorm, anders de meervoudsvorm.
Stap 2: categorieën
Ga naar Configuratie > Modules > Beheer categoriën en maak categorieën aan om je producten te groeperen, bijvoorbeeld Zaalhuur, Arrangementen, Catering en Techniek. Een categorie heeft een naam, omschrijving en een vinkje Actief.
Stap 3: producten
Ga naar Configuratie > Modules > Beheer producten en voeg een product toe.
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Actief | Alleen actieve producten kun je in een order kiezen. |
| Categorie | De categorie uit stap 2. |
| Naam | De naam in de keuzelijst, voor je medewerkers. |
| Omschrijving en Memo | De tekst die op de orderregel en dus op de offerte komt. In het memo zet je extra uitleg, bijvoorbeeld wat er in een arrangement zit. Beide vul je per taal in. Met Automatisch vertalen maak je een eerste vertaling. De order gebruikt de taal van de order. |
| Aantal en Eenheid | Het standaard aantal en de eenheid. |
| Prijs en Valuta | De prijs per eenheid. |
| B.T.W. | De btw-code. Zie BTW codes. |
| Extra velden | Deelnemers, korting, het object (bijvoorbeeld de zaal) en, met de administratiemodule, de grootboekrekening en indicator. |
In het overzicht kun je een product wijzigen, kopiëren, verwijderen en de historie bekijken. Kopiëren is handig voor varianten, zoals hetzelfde arrangement voor een halve en een hele dag.
Een product in een order gebruiken
Voeg in een blok een orderregel toe. Kies bij Product het product en klik op Gebruik dit product. De velden van het product worden in de regel gezet. Daarna kun je ze voor deze order nog aanpassen, bijvoorbeeld het aantal personen. Het product zelf verandert daar niet door.
