Een mooie offerte maken
Een goede offerte is overzichtelijk, legt uit wat de klant krijgt en is snel gemaakt. Zo haal je dat uit de ordermodule.
1. Begin niet bij nul
Maak de order vanuit een sjabloon in de orderbibliotheek, als kopie van een eerdere order voor dezelfde klant, of vanuit de reservering (zie Van reservering naar order naar factuur). Dan staat het grootste deel er al.
2. Deel de offerte logisch in met blokken
Elk blok wordt een eigen kopje op je document, met een eigen totaal. Kies een indeling die de klant herkent:
- per dag: Dinsdag 12 mei, Woensdag 13 mei
- per onderdeel: Zaalhuur, Catering, Techniek, Activiteiten
- per keuze: Optie A: diner, Optie B: walking dinner
De volgorde van blokken wijzig je via het blokmenu (Omhoog / Omlaag), regels versleep je.
3. Vertel wat de klant krijgt
- Zet in het memo van de order de inleiding: voor wie, waarvoor, wat je hebt begrepen van de vraag.
- Zet in het memo van een blok de uitleg bij dat onderdeel, zoals het programma van de dag.
- Zet in het memo van een regel wat er in een arrangement zit.
Doe dit vooral in je producten en sjablonen, zodat je het maar één keer schrijft.
4. Controleer de bedragen
Pas je aantallen of prijzen aan, maak dan het subtotaal van die regel leeg zodat het opnieuw wordt berekend. Zie Hoe werken orderregels, totalen, korting en btw?.
5. Maak het document
- Klik in het blok Order uitvoer op de + en kies de template, bijvoorbeeld Offerte.
- Kies Genereer en bekijk een voorbeeld en lees het document na.
- Wil je alleen voor deze klant iets aan de tekst veranderen, kies dan Wijzigen. Je past dan de tekst van dit ene document aan. De template zelf blijft hetzelfde.
- Kies Genereren en opslaan. De pdf wordt als document bij de order bewaard.
- Kies E-mail en verstuur het document naar de klant of een contactpersoon. De opgeslagen pdf gaat als bijlage mee.
- Een document gebruikt de tekst van de template op het moment dat je het toevoegt. Pas je later de template aan, voeg het document dan opnieuw toe om de nieuwe versie te gebruiken.
- Gegevens van de order (regels, klant, bedragen) worden bij elk genereren opnieuw opgehaald. Wijzig je de order, kies dan opnieuw Genereren en opslaan voordat je mailt.
- Kies je E-mail zonder dat het document is opgeslagen, dan heb je geen bijlage. Gebruik eerst Genereren en opslaan.
- Vind je geen e-mailadres, dan meldt i-Reserve: Er is geen e-mail gevonden. Koppel een contactpersoon met e-mail adres.
6. Laat de klant tekenen en factureer
Gaat de klant akkoord, laat dan eventueel digitaal tekenen met Box Sign en maak van de order een factuur. Zie Van reservering naar order naar factuur.
Wil je dat de offerte er nog mooier uitziet? Dat regel je in de ordertemplate.
