Hoe blokkeer ik een zaal als er een activiteit plaatsvindt?

Gebruik je dezelfde fysieke zaal zowel voor interne activiteiten (bijvoorbeeld trainingen, cursussen of vergaderingen, zie wat is een activiteit) als voor publieke verhuur? Dan wil je voorkomen dat een bezoeker die zaal online boekt terwijl er al een activiteit gepland staat — en andersom.

Dit regel je door de zaal als resource van het type Locatie te koppelen aan het product waarmee de zaal publiek verhuurd wordt.

Hoe werkt het?

1. Maak (of gebruik) een resource van het type Locatie voor de fysieke zaal, via Configuratie > Objecten > Beheer resources.
2. Vul bij deze resource het veld “Vereist […] voor locatie” in met het product waarmee bezoekers deze zaal publiek kunnen boeken.
3. Plan je vervolgens een activiteit (bijvoorbeeld een training) in en koppel je deze locatie-resource eraan, dan reserveert i-Reserve automatisch hetzelfde tijdvak op het gekoppelde product.
4. Zolang de activiteit loopt, is de zaal dus niet meer publiek boekbaar: de automatische boeking blokkeert de beschikbaarheid.

Voorbeeld

Een sportschool geeft zelf groepslessen in een zaal, maar verhuurt diezelfde zaal ook aan externe huurders. De zaal is aangemaakt als resource “Zaal 1” (type Locatie), met als vereist product “Zaal 1 - verhuur”. Wanneer een instructeur een groepsles (activiteit) inplant in Zaal 1 op maandag 19:00–20:00, boekt i-Reserve automatisch “Zaal 1 - verhuur” op maandag 19:00–20:00. Een externe huurder kan deze zaal dan op dat tijdstip niet meer reserveren. Is de zaal op dat tijdstip al extern verhuurd, dan kan de instructeur de groepsles daar niet inplannen: i-Reserve toont een melding dat er al een boeking bestaat.

Meer over het instellen van dit veld: Vereist zaaltype voor locatie: hoe stel ik dit in?.