Ein ansprechendes Angebot erstellen
Ein gutes Angebot ist übersichtlich, erklärt, was der Kunde erhält, und ist schnell erstellt. So holen Sie das aus dem Auftragsmodul heraus.
1. Fangen Sie nicht bei null an
Erstellen Sie den Auftrag aus einer Vorlage in der Auftragsbibliothek, als Kopie eines früheren Auftrags für denselben Kunden oder aus der Reservierung (siehe Von der Reservierung zum Auftrag zur Rechnung). Dann ist das Meiste schon vorhanden.
2. Gliedern Sie das Angebot sinnvoll in Blöcke
Jeder Block wird eine eigene Überschrift in Ihrem Dokument, mit eigener Summe. Wählen Sie eine Gliederung, die der Kunde wiedererkennt:
- pro Tag: Dienstag, 12. Mai, Mittwoch, 13. Mai
- pro Bestandteil: Raummiete, Catering, Technik, Aktivitäten
- pro Wahl: Option A: Abendessen, Option B: Flying Dinner
Die Reihenfolge der Blöcke ändern Sie über das Blockmenü (Nach oben / Nach unten), Zeilen verschieben Sie per Drag-and-drop.
3. Beschreiben Sie, was der Kunde erhält
- Schreiben Sie in das Memo des Auftrags die Einleitung: für wen, wofür, was Sie aus der Anfrage verstanden haben.
- Schreiben Sie in das Memo eines Blocks die Erläuterung zu diesem Teil, zum Beispiel das Tagesprogramm.
- Schreiben Sie in das Memo einer Zeile, was ein Arrangement enthält.
Tun Sie das vor allem in Ihren Produkten und Vorlagen, damit Sie es nur einmal schreiben.
4. Prüfen Sie die Beträge
Ändern Sie Anzahlen oder Preise, leeren Sie die Zwischensumme dieser Zeile, damit sie neu berechnet wird. Siehe Wie funktionieren Auftragszeilen, Summen, Rabatt und MwSt.?.
5. Erstellen Sie das Dokument
- Klicken Sie im Block Auftragsausgabe auf das + und wählen Sie die Vorlage, zum Beispiel Angebot.
- Wählen Sie Generieren und Vorschau und lesen Sie das Dokument gegen.
- Möchten Sie nur für diesen Kunden etwas am Text ändern, wählen Sie Ändern. Sie bearbeiten dann den Text dieses einen Dokuments. Die Vorlage selbst bleibt gleich.
- Wählen Sie Generieren und speichern. Das PDF wird als Dokument beim Auftrag gespeichert.
- Wählen Sie E-Mail und senden Sie das Dokument an den Kunden oder eine Kontaktperson. Das gespeicherte PDF wird als Anhang mitgeschickt.
- Ein Dokument verwendet den Text der Vorlage zu dem Zeitpunkt, an dem Sie es hinzufügen. Ändern Sie die Vorlage später, fügen Sie das Dokument erneut hinzu, um die neue Version zu verwenden.
- Auftragsdaten (Zeilen, Kunde, Beträge) werden bei jedem Generieren neu abgerufen. Ändern Sie den Auftrag, wählen Sie vor dem Versenden erneut Generieren und speichern.
- Wählen Sie E-Mail, ohne das Dokument gespeichert zu haben, gibt es keinen Anhang. Verwenden Sie zuerst Generieren und speichern.
- Wird keine E-Mail-Adresse gefunden, meldet i-Reserve: Es wurde keine E-Mail gefunden. Verknüpfen Sie eine Kontaktperson mit einer E-Mail-Adresse.
6. Lassen Sie unterschreiben und stellen Sie die Rechnung
Stimmt der Kunde zu, lassen Sie gegebenenfalls digital mit Box Sign unterschreiben und erstellen Sie aus dem Auftrag eine Rechnung. Siehe Von der Reservierung zum Auftrag zur Rechnung.
Soll das Angebot noch besser aussehen? Das regeln Sie in der Auftragsvorlage.
