Aan de slag met rapporten!
Rapporten geven je op een gestructureerde manier inzicht in je bedrijfsgegevens: omzet, bezettingsgraad, drukte op specifieke dagen, waar je boekingen vandaan komen en hoeveel er wordt geannuleerd. Daarmee herken je trends en knelpunten — onderbezetting tijdens piekuren, dalende omzet op bepaalde dagen — maar zie je ook wat juist goed loopt.
i-Reserve heeft daarvoor een reeks kant-en-klare rapporttypes. Je kiest een type, stelt in hoe het rekent, en draait het zo vaak je wilt. Hieronder maak je je eerste rapport.
Let op: hiervoor heb je de rechten menu_report (het menu Rapporten) en report_manage_report (het scherm Beheer rapporten) nodig.
Klik in de zijbalk op Rapporten. Open rechtsboven het menu Weergaves en kies Beheer rapporten. In dat scherm staan alle rapporten die van jou zijn of met jou gedeeld zijn, met per rapport een knop voor de instellingen, de deelstatus, en knoppen om te kopiëren, te verwijderen of te openen.
Klik op Voeg rapport toe. Je krijgt een kaartenoverzicht van alle beschikbare rapporttypes, met een zoekveld erboven. Klik de kaart aan die je wilt, geef het rapport een herkenbare naam en bevestig met Voeg rapport toe. Het type ligt daarna vast; wil je hetzelfde rapport anders ingesteld hebben, maak dan een tweede rapport of gebruik de kopieerknop. Welk type welke vraag beantwoordt, staat in Welk rapporttype kies ik?.
Klik in de lijst bij je nieuwe rapport op Instellingen. Hier bepaal je onder meer de context, of je per dag, week of maand groepeert, welke waarde geteld wordt, op welke datum de cijfers meetellen en of je vergelijkt met de vorige periode of met vorig jaar. Alle instellingen staan uitgelegd in Rapportinstellingen.
Open het rapport via het menu Rapporten. Bovenin staat een zoekbalk met dezelfde zoekvelden als in een filter: stel daar bijvoorbeeld de periode of een product in en klik op Draaien rapport. Je ziet een grafiek met daaronder de tabel; klik op een cel om de onderliggende boekingen in een nieuw tabblad te openen. Met de opslaan-knop bewaar je je zoekvraag bij het rapport. Zoeken werkt hetzelfde als in een filter: zie Hoe zoek ik in een filter?.
Tevreden? Exporteer het resultaat naar Excel, CSV of PDF met de exportknop, of laat het rapport zichzelf periodiek mailen: zie Een rapport automatisch per e-mail versturen. Wil je dat collega's het rapport ook in hun menu zien, deel het dan: zie Een rapport delen met gebruikers.
