Schnellstart mit dem Auftragsmodul
Mit diesen Schritten richten Sie das Auftragsmodul an einem Nachmittag ein und erstellen Ihr erstes Angebot. Jeder Schritt verweist auf einen Artikel mit weiteren Erläuterungen. Die Schritte 7 und 8 sind optional.
Was das Auftragsmodul ist und was Sie damit tun können: Was kann das Auftragsmodul?.
Das Auftragsmodul ist Teil des Lizenzmoduls CRM. Für die Rechnungsstellung aus einem Auftrag benötigen Sie außerdem das Rechnungsmodul. Prüfen Sie, ob Sie das Menü Auftrag sehen. Falls nicht, prüfen Sie die Rechte menu_order und entity_order_create, oder wenden Sie sich an unser Support-Team.
Gehen Sie zu Konfiguration > Module > Bestelleinstellungen und stellen Sie das Nummernformat, die Startnummer und den Dateinamen ein. Tun Sie dies vor dem ersten Auftrag: Danach lässt sich die Startnummer nicht mehr ändern.
Mehr dazu: Auftragseinstellungen: Auftragsnummer und Dateiname.
Legen Sie Einheiten (Person, Tagesabschnitt, Stunde), Kategorien (Raummiete, Arrangements, Catering) und Produkte für das an, was Sie häufig verkaufen, mit Preis und MwSt.
Mehr dazu: Produkte und Kategorien einrichten.
Erstellen Sie unter Konfiguration > Vorlagen eine PDF-Vorlage mit dem Kontext order, zum Beispiel Angebot, in Ihrem eigenen Corporate Design. Beginnen Sie mit dem Beispiel im Artikel und passen Sie es an.
Mehr dazu: Eine Auftragsvorlage erstellen.
Legen Sie einen Auftrag mit den Blöcken und Produkten Ihres häufigsten Angebots an und setzen Sie den Status auf Bibliothek. Wiederholen Sie dies für jedes Standardangebot.
Mehr dazu: Die Auftragsbibliothek.
Erstellen Sie einen Auftrag aus der Bibliothek für einen (Test-)Kunden, passen Sie die Zeilen an, fügen Sie in Auftragsausgabe Ihre Vorlage hinzu, prüfen Sie die Vorschau, wählen Sie Generieren und speichern und senden Sie das Dokument per E-Mail.
Mehr dazu: Ein ansprechendes Angebot erstellen.
Benötigen Sie zusätzliche Daten im Angebot, etwa die Anzahl der Gäste oder eine IBAN, legen Sie Auftragsfelder an. Erstellen Sie Angebote aus Reservierungen, verknüpfen Sie die Felder der Reservierung mit den Auftragsfeldern.
Mehr dazu: Auftragsfelder und Von der Reservierung zum Auftrag zur Rechnung.
Lassen Sie Verträge und Mandate mit Box Sign unterschreiben. Dafür sind ein Box-Konto und eine eingerichtete Integration nötig.
Mehr dazu: Dokumente mit Box Sign unterschreiben lassen.
Stimmt der Kunde zu, wählen Sie im Auftrag Rechnung erstellen oder (Teil-)Rechnung erstellen und setzen Sie den Auftrag auf den passenden Status.
Mehr dazu: Von der Reservierung zum Auftrag zur Rechnung und Auftragsstatus.
