Was kann das Auftragsmodul?
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Dokumentation
Schwierigkeitsgrad: Einfach
Auftrag
Dieser Abschnitt gilt nur, wenn das Modul CRM aktiv ist.
Mit dem Auftragsmodul stellen Sie ein maßgeschneidertes Angebot zusammen: ein Angebot, einen Vertrag, eine Vereinbarung oder ein Mandat. Eine Reservierung ist an das gebunden, was Sie beim Objekt eingestellt haben (Preise, Optionen, Zeiten). Ein Auftrag ist frei: Sie fügen jede gewünschte Zeile hinzu, mit eigener Beschreibung, Anzahl und eigenem Preis.
Wann verwenden Sie einen Auftrag?
- Sie erstellen Angebote für Gruppen, Veranstaltungen oder Tagungen mit mehreren Tagen, Räumen und Arrangements.
- Sie verkaufen etwas, das nicht als Objekt in i-Reserve angelegt ist, etwa eine Lizenz, ein Abonnement oder ein individuelles Paket.
- Der Kunde muss einen Vertrag, eine Vereinbarung oder ein SEPA-Lastschriftmandat unterschreiben.
- Sie möchten erst abrechnen, wenn der Kunde zugestimmt hat, ohne alles erneut einzugeben.
Die Bausteine
| Baustein | Was ist das |
|---|---|
| Auftrag | Das Angebot selbst, mit Auftragsnummer, Datum, Kunde oder Firma, Status und einer Beschreibung. |
| Block | Eine Gruppe von Zeilen innerhalb des Auftrags, zum Beispiel Tag 1, Raummiete oder Catering. Jeder Block hat eine eigene Beschreibung, ein Memo für Erläuterungen und eine automatische Summenzeile. |
| Auftragszeile | Eine Zeile in einem Block: Beschreibung, Anzahl, Einheit, Preis, MwSt. und gegebenenfalls Rabatt, Daten und Sachkonto. |
| Produkt | Eine vorab eingerichtete Zeile, die Sie mit einem Klick in einen Auftrag übernehmen, etwa Tagungspauschale ganzer Tag. Siehe Produkte und Kategorien einrichten. |
| Bibliothek | Vollständige Aufträge, die als Vorlage für neue Aufträge dienen, zum Beispiel Ihr Standardangebot. Siehe Die Auftragsbibliothek. |
| Auftragsausgabe | Das Dokument (PDF), das Sie aus dem Auftrag erstellen, auf Basis einer Auftragsvorlage. Ein Auftrag kann mehrere Dokumente haben, zum Beispiel ein Angebot und ein SEPA-Mandat. Siehe Eine Auftragsvorlage erstellen. |
| Auftragsfelder | Zusätzliche Felder im Auftrag, etwa die Anzahl der Gäste oder eine IBAN. Siehe Auftragsfelder. |
Der Lebenszyklus eines Auftrags
- Sie legen einen Auftrag an: neu, aus der Bibliothek, als Kopie eines anderen Auftrags oder aus einer Reservierung.
- Sie ergänzen die Blöcke und Zeilen.
- Sie erstellen ein Dokument (Auftragsausgabe), prüfen die Vorschau, speichern es und senden es per E-Mail an den Kunden.
- Der Kunde stimmt zu, gegebenenfalls mit einer digitalen Unterschrift über Box Sign.
- Sie erstellen aus dem Auftrag eine Rechnung, auf einmal oder in Teilen.
Jeder Schritt ist am Auftragsstatus zu erkennen.
Was das Auftragsmodul nicht kann
- Keine Rechenregeln. Es gibt keine automatischen, bedingten oder optionalen Zeilen und keine Staffelpreise. Was im Auftrag steht, haben Sie selbst (oder über ein Produkt bzw. die Bibliothek) hinzugefügt. Wie Summen, Rabatt und MwSt. funktionieren, steht in Wie funktionieren Auftragszeilen, Summen, Rabatt und MwSt.?.
- Keine Reservierung aus einem Auftrag. Aus einer Reservierung können Sie einen Auftrag erstellen, aber nicht umgekehrt. Siehe Von der Reservierung zum Auftrag zur Rechnung.
- Keine Online-Zustimmung ohne Box. Ein Kunde unterschreibt digital über die Box-Integration. Ohne diese Integration senden Sie das Dokument per E-Mail und verarbeiten die Zustimmung selbst.
Voraussetzungen
Das Auftragsmodul ist Teil des Lizenzmoduls CRM. Für die Rechnungsstellung aus einem Auftrag benötigen Sie außerdem das Rechnungsmodul. Ist das Modul noch nicht aktiviert? Dann wenden Sie sich an unser Support-Team.
Möchten Sie direkt loslegen? Folgen Sie Schnellstart mit dem Auftragsmodul.
