Handleiding i-Reserve - Wat kan de ordermodule?

Beheerder

Documentatie

Makkelijk

Order

Deze sectie is alleen van toepassing indien de module CRM actief is.

Met de ordermodule stel je een voorstel op maat op: een offerte, contract, overeenkomst of machtiging. Een reservering is gebonden aan wat je op het object hebt ingesteld (prijzen, opties, tijden). Een order is vrij: je zet er elke regel in die je wilt, met je eigen omschrijving, aantal en prijs.

Wanneer gebruik je een order?

Je maakt offertes voor groepen, evenementen of vergaderingen met meerdere dagen, zalen en arrangementen.
Je verkoopt iets wat niet als object in i-Reserve staat, zoals een licentie, een abonnement of een maatwerkpakket.
De klant moet een contract, overeenkomst of SEPA-machtiging tekenen.
Je wilt pas factureren als de klant akkoord is, zonder alles opnieuw in te voeren.

De bouwstenen

Bouwsteen	Wat is het
Order	Het voorstel zelf, met een ordernummer, datum, klant of bedrijf, status en een omschrijving.
Blok	Een groep regels binnen de order, bijvoorbeeld Dag 1, Zaalhuur of Catering. Elk blok heeft een eigen omschrijving, een memo voor uitleg en een automatische totaalregel.
Orderregel	Eén regel in een blok: omschrijving, aantal, eenheid, prijs, btw en eventueel korting, datums en grootboek.
Product	Een vooraf ingestelde regel die je met één klik in een order zet, zoals Vergaderarrangement hele dag. Zie Producten en categorieën opzetten.
Bibliotheek	Complete orders die als sjabloon dienen voor nieuwe orders, bijvoorbeeld je standaardofferte. Zie De orderbibliotheek.
Order uitvoer	Het document dat je van de order maakt (pdf), op basis van een ordertemplate. Eén order kan meerdere documenten hebben, bijvoorbeeld een offerte én een SEPA-machtiging. Zie Een ordertemplate maken.
Order velden	Extra velden op de order, zoals het aantal gasten of een IBAN. Zie Order velden.

De levensloop van een order

Je maakt een order: nieuw, vanuit de bibliotheek, als kopie van een andere order of vanuit een reservering.
Je vult de blokken en regels aan.
Je maakt een document (order uitvoer), bekijkt het voorbeeld, slaat het op en mailt het naar de klant.
De klant gaat akkoord, eventueel met een digitale handtekening via Box Sign.
Je maakt van de order een factuur, in één keer of in delen.

Elke stap is terug te zien in de orderstatus.

Wat de ordermodule niet doet

Geen rekenregels. Er zijn geen automatische, voorwaardelijke of optionele regels en geen staffelprijzen. Wat in de order staat, heb je er zelf (of via een product of de bibliotheek) in gezet. Hoe totalen, korting en btw wel werken, staat in Hoe werken orderregels, totalen, korting en btw?.
Geen reservering vanuit een order. Van een reservering kun je een order maken, maar niet andersom. Zie Van reservering naar order naar factuur.
Geen online akkoord zonder Box. Een klant tekent digitaal via de Box-koppeling. Zonder die koppeling mail je het document en verwerk je het akkoord zelf.

Benodigdheden

De ordermodule zit in de licentiemodule CRM. Voor factureren vanuit een order heb je ook de factuurmodule nodig. Staat de module nog niet aan? Neem contact op met ons support team.

Wil je direct beginnen? Volg Snel op weg met de ordermodule.